Nezam è un software di gestione didattica per scuole associative e istituti di lingue in Italia. Riunisce iscrizioni online, registro delle presenze, voti e pagelle, monitoraggio dei progressi degli studenti, pagamenti, autenticazione a due fattori e un’app mobile bilingue (francese e arabo) per genitori e studenti, con i dati ospitati in Francia, nell’Unione europea. Poiché gestisce dati relativi a studenti, a studenti minorenni e ai loro genitori o tutori, Nezam fa della protezione dei dati un principio di progettazione («privacy by design»). Questa pagina descrive gli impegni di Nezam ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679), di seguito «GDPR», e integra l’informativa sulla privacy.
1. I nostri impegni in materia di GDPR
Nezam si impegna a trattare i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente, per finalità determinate e limitate alla gestione didattica. In concreto:
- i dati sono raccolti solo per le esigenze della gestione didattica (iscrizioni, presenze, voti, pagamenti, comunicazione con le famiglie);
- i consensi, le autorizzazioni (foto, uscite) e i documenti obbligatori sono raccolti e conservati nella scheda dello studente;
- i dati sono accessibili solo alle persone autorizzate, secondo il ruolo di ciascuno (direzione, insegnante, genitore o tutore, studente);
- i genitori o tutori mantengono il controllo delle informazioni relative ai propri figli;
- nessun dato viene rivenduto né utilizzato a fini pubblicitari.
2. I nostri impegni sui suoi dati
I dati dei suoi studenti e delle loro famiglie appartengono a Lei. Nezam li ospita e li protegge per suo conto, e assume i seguenti impegni:
- i suoi dati servono solo a far funzionare il servizio per la sua realtà, e a nient’altro;
- non vengono mai rivenduti, né sfruttati a fini pubblicitari, né utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale;
- sono protetti dalle tecnologie di sicurezza di riferimento (cifratura, autenticazione a due fattori, separazione rigorosa per ente, backup giornalieri) — si veda il dettaglio al punto 5;
- può in qualsiasi momento ottenerne l’esportazione o chiederne la cancellazione;
- Nezam la affianca nel rispondere alle richieste delle famiglie (accesso, rettifica, cancellazione) e le consegna, su semplice richiesta, i documenti di conformità utili alla sua realtà.
Sul piano contrattuale, Nezam agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR: in concreto, possiamo trattare i suoi dati solo per suo conto e secondo le sue istruzioni, mai per un nostro uso. Il relativo accordo sul trattamento dei dati è fornito su richiesta scrivendo a contact@nezam.fr.
3. Registro dei trattamenti
Nezam tiene un registro delle attività di trattamento svolte tramite la piattaforma, come previsto dall’articolo 30 del GDPR. Le principali categorie di trattamento svolte tramite la piattaforma sono:
- gestione delle iscrizioni e delle reiscrizioni (studenti, genitori o tutori, materie, fasce orarie, lista d’attesa);
- monitoraggio delle presenze (appello, motivi di assenza e di ritardo, comportamento, convalida dell’appello);
- monitoraggio didattico (voti per sottocompetenza, medie, giudizi, pagelle);
- gestione dei pagamenti (transazioni, scadenze, stati);
- comunicazione con le famiglie (messaggistica, avvisi, notifiche push);
- gestione degli account e dei ruoli degli utenti.
4. Sub-responsabili del trattamento
Per fornire il Servizio, Nezam può ricorrere ad altri responsabili del trattamento (ad esempio per l’hosting, l’invio delle notifiche o i pagamenti). Questi fornitori sono selezionati per le loro garanzie di conformità e sono vincolati da impegni contrattuali conformi all’articolo 28 del GDPR.
L’elenco dei sub-responsabili del trattamento è tenuto aggiornato e può essere comunicato agli enti clienti su richiesta scrivendo a contact@nezam.fr.
5. Sicurezza e hosting
Proteggere i dati scolastici è una nostra responsabilità, e per questo ci affidiamo alle tecnologie di sicurezza di riferimento. Nezam adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati da perdita, accesso non autorizzato, divulgazione o alterazione, in particolare:
- la cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo;
- l’autenticazione individuale degli utenti, con autenticazione a due fattori (2FA);
- password mai conservate in chiaro, protette da funzioni di hash collaudate;
- la gestione delle autorizzazioni per ruolo, per cui ogni utente accede solo ai dati necessari alla propria funzione;
- la separazione rigorosa dei dati: ogni ente accede solo ai propri;
- la registrazione degli accessi e delle modifiche, per garantire la tracciabilità delle operazioni;
- backup automatici giornalieri, che consentono il ripristino in caso di incidente;
- la manutenzione e gli aggiornamenti di sicurezza della piattaforma, applicati in modo continuo e inclusi nell’abbonamento.
I dati sono ospitati in Francia, nell’Unione europea. I dati non vengono mai rivenduti né utilizzati a fini pubblicitari. Ulteriori dettagli sono riportati nelle note legali.
6. Diritti degli interessati
In conformità al GDPR, ogni interessato (genitore o tutore, studente maggiorenne, membro del team) dispone di diritti sui propri dati:
- diritto di accesso ai propri dati;
- diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»), nei limiti degli obblighi di conservazione previsti dalla legge;
- diritto di limitazione del trattamento;
- diritto di opposizione per motivi legittimi;
- diritto alla portabilità dei dati.
Questi diritti si esercitano in via prioritaria presso la realtà educativa, che gestisce la pratica dello studente, e Nezam la affianca nella risposta. Qualsiasi richiesta può anche essere inviata a contact@nezam.fr; sarà trasmessa alla realtà interessata. In caso di disaccordo, l’interessato può proporre reclamo all’autorità di controllo competente (il Garante per la protezione dei dati personali in Italia).
7. Tutela dei minori
Gli studenti di Nezam sono, nella maggior parte dei casi, minorenni. Il trattamento dei loro dati si basa sul genitore o tutore, che fornisce i consensi e le autorizzazioni necessari (ad esempio per le foto o le uscite) ed esercita i diritti per conto del minore. Nezam raccoglie e conserva questi consensi nella scheda dello studente e rende visibili i dati del minore solo al genitore o tutore e ai membri autorizzati dell’ente.
L’app mobile destinata alle famiglie dà al genitore o tutore un accesso in sola lettura al percorso scolastico del proprio figlio o della propria figlia (presenze, voti, pagelle, compiti) e alla messaggistica con il team, rafforzando così il suo controllo delle informazioni.
8. Violazione dei dati
In caso di violazione dei dati personali, Nezam si impegna a informarne senza ingiustificato ritardo l’ente cliente interessato e ad assisterlo negli adempimenti previsti dagli articoli 33 e 34 del GDPR.
9. Protezione dei dati e contatti
Per qualsiasi domanda relativa alla protezione dei suoi dati, può scrivere a contact@nezam.fr o contattare Nezam su WhatsApp al numero +33 6 84 86 52 73. La sua richiesta sarà trasmessa, se del caso, alla realtà educativa interessata.
10. Aggiornamenti di questa pagina
Questa pagina può essere aggiornata per tenere conto dell’evoluzione del Servizio, dei responsabili del trattamento o della normativa. La versione applicabile è quella pubblicata alla data di consultazione, il cui ultimo aggiornamento è indicato all’inizio del documento.