Nezam ist eine Software für die pädagogische Verwaltung von Vereinsschulen und Sprachinstituten in Deutschland. Sie vereint Online-Anmeldung, Anwesenheitserfassung, Noten und Zeugnisse, die Verfolgung des Lernfortschritts, Zahlungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine zweisprachige mobile App für Eltern und Schüler – die Daten werden in Frankreich gehostet, in der Europäischen Union. Da Nezam mit Daten von Lernenden, minderjährigen Schülern und ihren Erziehungsberechtigten arbeitet, ist Datenschutz für Nezam ein Gestaltungsprinzip („Privacy by Design“). Diese Seite beschreibt die Verpflichtungen von Nezam nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ergänzt die Datenschutzerklärung.
1. Unsere DSGVO-Verpflichtungen
Nezam verpflichtet sich, personenbezogene Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und transparent zu verarbeiten, für festgelegte und auf die pädagogische Verwaltung beschränkte Zwecke. Konkret:
- Die Daten werden nur für die Zwecke der pädagogischen Verwaltung erhoben (Anmeldungen, Anwesenheit, Noten, Zahlungen, Kommunikation mit den Familien);
- Einwilligungen, Genehmigungen (Foto, Ausflüge) und Pflichtdokumente werden im Profil der Lernenden eingeholt und aufbewahrt;
- die Daten sind nur für berechtigte Personen zugänglich, entsprechend der jeweiligen Rolle (Leitung, Kursleitung, Erziehungsberechtigte, Schüler);
- die Erziehungsberechtigten behalten die Kontrolle über die Informationen zu ihren Kindern;
- keine Daten werden verkauft oder zu Werbezwecken verwendet.
2. Unsere Verpflichtungen zu Ihren Daten
Die Daten Ihrer Lernenden und ihrer Familien gehören Ihnen. Nezam hostet und schützt sie in Ihrem Auftrag und geht folgende Verpflichtungen ein:
- Ihre Daten dienen ausschließlich dem Betrieb des Dienstes für Ihre Einrichtung, und nichts anderem;
- sie werden niemals verkauft, weder zu Werbezwecken genutzt noch zum Training von Modellen der künstlichen Intelligenz verwendet;
- sie sind durch bewährte Sicherheitstechnologien geschützt (Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, strikte Trennung der Daten jeder Einrichtung, tägliche Sicherungen) – Einzelheiten unter Punkt 5;
- Sie können jederzeit einen Export Ihrer Daten erhalten oder deren Löschung verlangen;
- Nezam unterstützt Sie bei der Beantwortung von Anfragen der Familien (Auskunft, Berichtigung, Löschung) und stellt Ihnen auf einfache Anfrage die für Ihre Einrichtung nützlichen Nachweisdokumente zur Verfügung.
Vertraglich handelt Nezam als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 der DSGVO: Konkret dürfen wir Ihre Daten nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen verarbeiten, niemals für eigene Zwecke. Der entsprechende Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird auf Anfrage an contact@nezam.fr bereitgestellt.
3. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Nezam führt gemäß Artikel 30 der DSGVO ein Verzeichnis der über die Plattform durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten. Die wichtigsten über die Plattform durchgeführten Verarbeitungskategorien sind:
- Verwaltung der Anmeldungen und Wiederanmeldungen (Lernende, Erziehungsberechtigte, Fächer, Zeitfenster, Warteliste);
- Anwesenheitserfassung (Anwesenheitskontrolle, Gründe für Fehlzeiten und Verspätungen, Verhalten, Abschluss der Anwesenheitskontrolle);
- pädagogische Begleitung (Noten je Teilkompetenz, Durchschnitte, Beurteilungen, Zeugnisse);
- Zahlungsverwaltung (Transaktionen, Fälligkeiten, Status);
- Kommunikation mit den Familien (Nachrichten, Ankündigungen, Push-Benachrichtigungen);
- Verwaltung der Konten und Nutzerrollen.
4. Unterauftragsverarbeitung
Zur Erbringung des Dienstes kann Nezam Unterauftragsverarbeiter einsetzen (zum Beispiel für das Hosting, den Versand von Benachrichtigungen oder Zahlungen). Diese Dienstleister werden aufgrund ihrer Garantien für die Einhaltung der Vorschriften ausgewählt und sind durch vertragliche Verpflichtungen gemäß Artikel 28 der DSGVO gebunden.
Die Liste der Unterauftragsverarbeiter wird laufend aktualisiert und den Kundeneinrichtungen auf Anfrage an contact@nezam.fr mitgeteilt.
5. Sicherheit & Hosting
Der Schutz schulischer Daten liegt in unserer Verantwortung, und wir stützen uns dafür auf bewährte Sicherheitstechnologien. Nezam setzt technische und organisatorische Maßnahmen um, die die Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Veränderung schützen, insbesondere:
- Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (TLS) und bei der Speicherung;
- individuelle Authentifizierung der Nutzer mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA);
- Passwörter, die niemals im Klartext gespeichert, sondern durch bewährte Hash-Verfahren geschützt werden;
- rollenbasierte Verwaltung der Berechtigungen, wobei jeder Nutzer nur auf die für seine Funktion erforderlichen Daten zugreift;
- strikte Trennung der Daten: Jede Einrichtung greift nur auf ihre eigenen Daten zu;
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen, um die Nachvollziehbarkeit der Vorgänge sicherzustellen;
- tägliche automatische Sicherungen, die eine Wiederherstellung im Störungsfall ermöglichen;
- Wartung und Sicherheitsaktualisierungen der Plattform, fortlaufend eingespielt und im Abonnement enthalten.
Die Daten werden in Frankreich, in der Europäischen Union, gehostet. Die Daten werden niemals verkauft oder zu Werbezwecken verwendet. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
6. Rechte der betroffenen Personen
Gemäß der DSGVO hat jede betroffene Person (Erziehungsberechtigte, volljährige Schüler, Mitglieder des Teams) Rechte an ihren Daten:
- Recht auf Auskunft über ihre Daten;
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
- Widerspruchsrecht aus berechtigten Gründen;
- Recht auf Datenübertragbarkeit.
Diese Rechte werden vorrangig gegenüber der Bildungseinrichtung ausgeübt, die die Unterlagen der Lernenden verwaltet, und Nezam unterstützt sie bei der Beantwortung. Jede Anfrage kann auch an contact@nezam.fr gerichtet werden; sie wird an die betreffende Einrichtung weitergeleitet. Bei Uneinigkeit kann die betroffene Person Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen, in Deutschland bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.
7. Schutz Minderjähriger
Die Lernenden bei Nezam sind in den meisten Fällen minderjährige Schüler. Die Verarbeitung ihrer Daten stützt sich auf die Erziehungsberechtigten, die die erforderlichen Einwilligungen und Genehmigungen erteilen (zum Beispiel für Fotos oder Ausflüge) und die Rechte im Namen des Kindes ausüben. Nezam holt diese Einwilligungen im Profil der Lernenden ein, bewahrt sie dort auf und macht die Daten des Kindes nur den Erziehungsberechtigten und den berechtigten Mitgliedern der Einrichtung zugänglich.
Die mobile App für die Familien bietet den Erziehungsberechtigten nur lesenden Zugriff auf die Schullaufbahn ihres Kindes (Anwesenheit, Noten, Zeugnisse, Hausaufgaben) und auf den Nachrichtenaustausch mit dem Team und stärkt so ihre Kontrolle über die Informationen.
8. Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten verpflichtet sich Nezam, die betroffene Kundeneinrichtung unverzüglich zu informieren und sie bei den in den Artikeln 33 und 34 der DSGVO vorgesehenen Schritten zu unterstützen.
9. Datenschutz & Kontakt
Bei Fragen zum Schutz Ihrer Daten können Sie an contact@nezam.fr schreiben oder Nezam über WhatsApp unter +33 6 84 86 52 73 kontaktieren. Ihre Anfrage wird gegebenenfalls an die betreffende Bildungseinrichtung weitergeleitet.
10. Änderungen dieser Seite
Diese Seite kann aktualisiert werden, um Änderungen des Dienstes, der Unterauftragsverarbeiter oder der Rechtslage Rechnung zu tragen. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Besuchs veröffentlichte Fassung, deren letzte Aktualisierung am Anfang des Dokuments angegeben ist.