Deze vertaling dient uitsluitend ter informatie; alleen de Franse versie is rechtsgeldig.
Nezam is software voor onderwijsadministratie voor scholen zonder winstoogmerk en taleninstituten in Nederland. Het brengt online inschrijvingen, aanwezigheidsregistratie, cijfers en rapporten, het volgen van de voortgang van leerlingen, betalingen, tweestapsverificatie en een tweetalige mobiele app (Frans / Arabisch) voor ouders en leerlingen samen, met hosting van de gegevens in Frankrijk, binnen de Europese Unie. Omdat Nezam gegevens verwerkt over leerlingen, minderjarige leerlingen en hun ouders/verzorgers, maakt het van gegevensbescherming een ontwerpprincipe (“privacy by design”). Deze pagina beschrijft de verbintenissen van Nezam op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en vult de privacyverklaring aan.
1. Onze AVG-verbintenissen
Nezam verbindt zich ertoe persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant te verwerken, voor welbepaalde doeleinden die beperkt zijn tot de onderwijsadministratie. Concreet:
- de gegevens worden uitsluitend verzameld voor de onderwijsadministratie (inschrijvingen, aanwezigheid, cijfers, betalingen, communicatie met de ouders);
- de toestemmingen, de machtigingen (foto, uitstapjes) en de verplichte documenten worden verzameld en bewaard in het leerlingdossier;
- de gegevens zijn alleen toegankelijk voor gemachtigde personen, volgens ieders rol (directie, docent, ouder/verzorger, leerling);
- de ouders/verzorgers behouden de controle over de informatie over hun kinderen;
- er worden geen gegevens doorverkocht of voor reclamedoeleinden gebruikt.
2. Onze verbintenissen over uw gegevens
De gegevens van uw leerlingen en hun ouders zijn van u. Nezam host en beschermt ze voor uw rekening en gaat de volgende verbintenissen aan:
- uw gegevens dienen uitsluitend om de dienst voor uw instelling te laten werken, en voor niets anders;
- ze worden nooit doorverkocht, niet voor reclamedoeleinden gebruikt en niet gebruikt om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen;
- ze worden beschermd met de gangbare beveiligingstechnologieën (versleuteling, tweestapsverificatie, strikte scheiding per instelling, dagelijkse back-ups) – zie de details in punt 5;
- u kunt ze op elk moment laten exporteren of laten verwijderen;
- Nezam helpt u de verzoeken van ouders te beantwoorden (inzage, rectificatie, wissing) en verstrekt u op eenvoudig verzoek de conformiteitsdocumenten die uw instelling nodig heeft.
Contractueel treedt Nezam op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG: concreet mogen wij uw gegevens alleen voor uw rekening en volgens uw instructies verwerken, nooit voor eigen gebruik. De bijbehorende verwerkersovereenkomst wordt op verzoek verstrekt via contact@nezam.fr.
3. Register van verwerkingsactiviteiten
Nezam houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die via het platform worden uitgevoerd, zoals voorgeschreven door artikel 30 van de AVG. De belangrijkste categorieën van verwerking via het platform zijn:
- beheer van inschrijvingen en herinschrijvingen (leerlingen, ouders/verzorgers, vakken, lesmomenten, wachtlijst);
- registratie van de aanwezigheid (presentie opnemen, redenen van afwezigheid en te laat komen, gedrag, bevestiging van de presentielijst);
- volgen van de leerresultaten (cijfers per deelcompetentie, gemiddelden, beoordelingen, rapporten);
- beheer van betalingen (transacties, vervaldata, statussen);
- communicatie met de ouders (berichten, aankondigingen, pushmeldingen);
- beheer van gebruikersaccounts en -rollen.
4. Subverwerkers
Voor de levering van de Dienst kan Nezam een beroep doen op subverwerkers (bijvoorbeeld voor de hosting, de verzending van meldingen of de betalingen). Deze dienstverleners worden geselecteerd op hun conformiteitsgaranties en zijn gebonden aan contractuele verbintenissen die voldoen aan artikel 28 van de AVG.
De lijst van subverwerkers wordt actueel gehouden en kan op verzoek aan klantinstellingen worden verstrekt via contact@nezam.fr.
5. Beveiliging & hosting
Het beschermen van schoolgegevens is onze verantwoordelijkheid, en daarvoor steunen wij op de gangbare beveiligingstechnologieën. Nezam treft technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging, met name:
- versleuteling van de gegevens tijdens verzending (TLS) en opslag;
- individuele authenticatie van de gebruikers, met tweestapsverificatie (2FA);
- wachtwoorden die nooit leesbaar worden bewaard en beschermd zijn met beproefde hashfuncties;
- beheer van bevoegdheden per rol, waarbij elke gebruiker alleen toegang heeft tot de gegevens die hij of zij voor zijn of haar functie nodig heeft;
- strikte scheiding van de gegevens: elke instelling heeft alleen toegang tot haar eigen gegevens;
- logging van toegang en wijzigingen, zodat de handelingen traceerbaar zijn;
- dagelijkse automatische back-ups, waarmee de gegevens na een incident kunnen worden hersteld;
- onderhoud en beveiligingsupdates van het platform, doorlopend toegepast en inbegrepen in het abonnement.
De gegevens worden gehost in Frankrijk, binnen de Europese Unie. De gegevens worden nooit doorverkocht of voor reclamedoeleinden gebruikt. Meer details vindt u in de juridische informatie.
6. Rechten van betrokkenen
Overeenkomstig de AVG heeft iedere betrokkene (ouder/verzorger, meerderjarige leerling, teamlid) rechten op zijn of haar gegevens:
- recht op inzage in de eigen gegevens;
- recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- recht op wissing (“recht op vergetelheid”), binnen de grenzen van de wettelijke bewaarplichten;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht van bezwaar om gerechtvaardigde redenen;
- recht op overdraagbaarheid van de gegevens.
Deze rechten worden in de eerste plaats uitgeoefend bij de onderwijsinstelling, die het leerlingdossier beheert, en Nezam helpt haar ze te beantwoorden. Elk verzoek kan ook worden gericht aan contact@nezam.fr; het wordt doorgestuurd naar de betreffende instelling. Bij onenigheid kan de betrokkene een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland).
7. Bescherming van minderjarigen
De leerlingen van wie de gegevens in Nezam worden beheerd, zijn meestal minderjarig. De verwerking van hun gegevens berust bij de ouder/verzorger, die de nodige toestemmingen en machtigingen geeft (bijvoorbeeld voor foto’s of uitstapjes) en de rechten namens het kind uitoefent. Nezam verzamelt en bewaart deze toestemmingen in het leerlingdossier en toont de gegevens van het kind alleen aan de ouder/verzorger en aan de gemachtigde leden van de instelling.
De mobiele app voor ouders geeft de ouder/verzorger alleen-lezentoegang tot de schoolloopbaan van zijn of haar kind (aanwezigheid, cijfers, rapporten, huiswerk) en tot de berichten met het team, wat zijn of haar controle over de informatie versterkt.
8. Datalek
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens verbindt Nezam zich ertoe de betreffende klantinstelling zonder onredelijke vertraging te informeren en haar bij te staan bij de stappen die de artikelen 33 en 34 van de AVG voorschrijven.
9. Gegevensbescherming & contact
Voor elke vraag over de bescherming van uw gegevens kunt u schrijven naar contact@nezam.fr of contact opnemen met Nezam via WhatsApp op +33 6 84 86 52 73. Uw verzoek wordt, waar nodig, doorgestuurd naar de betreffende onderwijsinstelling.
10. Wijzigingen van deze pagina
Deze pagina kan worden bijgewerkt om rekening te houden met ontwikkelingen van de Dienst, de subverwerkers of de regelgeving. De toepasselijke versie is die welke is gepubliceerd op de datum van raadpleging; de datum van de laatste bijwerking staat bovenaan het document.