Nezam est un logiciel de gestion pédagogique pour écoles associatives et instituts de langue, en France et en Europe. Il réunit inscriptions en ligne, suivi des présences, carnet de notes et bulletins, suivi de la progression des élèves, paiements, authentification à deux facteurs et une application mobile bilingue français / arabe pour les parents et les élèves, avec un hébergement des données en France et en Europe. Parce qu'il manipule des données relatives à des apprenants, à des élèves mineurs et à leurs responsables légaux, Nezam fait de la protection des données un principe de conception (« privacy by design »). Cette page décrit les engagements de Nezam au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et complète la politique de confidentialité.
1. Nos engagements RGPD
Nezam s'engage à traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente, pour des finalités déterminées et limitées à la gestion pédagogique. Concrètement :
- les données ne sont collectées que pour les besoins de la gestion pédagogique (inscriptions, présences, notes, paiements, communication avec les familles) ;
- les consentements, les autorisations (photo, sortie) et les documents obligatoires sont recueillis et conservés dans la fiche de l’apprenant ;
- les données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées, selon le rôle de chacun (direction, animateur, responsable légal, élève) ;
- les responsables légaux conservent la maîtrise des informations relatives à leurs enfants ;
- aucune donnée n'est revendue ni utilisée à des fins de publicité.
2. Nos engagements sur vos données
Les données de vos apprenants et de leurs familles vous appartiennent. Nezam les héberge et les protège pour votre compte, et prend les engagements suivants :
- vos données ne servent qu'à faire fonctionner le service pour votre établissement, et rien d'autre ;
- elles ne sont jamais revendues, ni exploitées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle ;
- elles sont protégées par les technologies de sécurité de référence (chiffrement, double authentification, cloisonnement strict par établissement, sauvegardes quotidiennes) — voir le détail au point 5 ;
- vous pouvez à tout moment en obtenir l'export ou demander leur suppression ;
- Nezam vous accompagne pour répondre aux demandes des familles (accès, rectification, effacement) et vous remet, sur simple demande, les documents de conformité utiles à votre établissement.
Sur le plan contractuel, Nezam intervient en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : concrètement, nous ne pouvons traiter vos données que pour votre compte et selon vos instructions, jamais pour notre propre usage. L'accord de sous-traitance correspondant est fourni sur demande à contact@nezam.fr.
3. Registre des traitements
Nezam tient un registre des activités de traitement réalisées via la plateforme, comme le prévoit l'article 30 du RGPD. Les principales catégories de traitement opérées via la plateforme sont :
- gestion des inscriptions et réinscriptions (apprenants, responsables légaux, matières, créneaux, liste d'attente) ;
- suivi des présences (appel, motifs d'absence et de retard, comportements, validation de l’appel) ;
- suivi pédagogique (notes par sous-compétence, moyennes, appréciations, bulletins) ;
- gestion des paiements (transactions, échéances, statuts) ;
- communication avec les familles (messagerie, annonces, notifications push) ;
- gestion des comptes et des rôles utilisateurs.
4. Sous-traitance ultérieure
Pour fournir le Service, Nezam peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (par exemple pour l'hébergement, l'envoi des notifications ou les paiements). Ces prestataires sont sélectionnés pour leurs garanties de conformité et sont encadrés par des engagements contractuels conformes à l'article 28 du RGPD.
La liste des sous-traitants ultérieurs est tenue à jour et peut être communiquée aux structures clientes sur demande à contact@nezam.fr.
5. Sécurité & hébergement
Protéger les données scolaires est notre responsabilité, et nous nous appuyons pour cela sur les technologies de sécurité de référence. Nezam met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou l'altération, notamment :
- le chiffrement des données en transit (TLS) et au repos ;
- l'authentification individuelle des utilisateurs, avec authentification à deux facteurs (2FA) ;
- des mots de passe jamais conservés en clair, protégés par des fonctions de hachage éprouvées ;
- la gestion des habilitations par rôle, chaque utilisateur n'accédant qu'aux données nécessaires à sa fonction ;
- le cloisonnement strict des données : chaque établissement n'accède qu'aux siennes ;
- la journalisation des accès et des modifications, pour assurer la traçabilité des opérations ;
- des sauvegardes automatiques quotidiennes, permettant une restauration en cas d'incident ;
- la maintenance et les mises à jour de sécurité de la plateforme, appliquées en continu et incluses dans l'abonnement.
Les données sont hébergées en France et en Europe (selon le pays de la structure). Les données ne sont jamais revendues ni utilisées à des fins de publicité. Des précisions figurent dans les mentions légales.
6. Droits des personnes
Conformément au RGPD, toute personne concernée (responsable légal, élève majeur, membre de l'équipe) dispose de droits sur ses données :
- droit d'accès à ses données ;
- droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à l'effacement (« droit à l'oubli »), dans les limites des obligations légales de conservation ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d'opposition pour des motifs légitimes ;
- droit à la portabilité des données.
Ces droits s'exercent en priorité auprès de la structure d'enseignement, qui gère le dossier de l'apprenant, et Nezam l'accompagne pour y répondre. Toute demande peut aussi être adressée à contact@nezam.fr ; elle sera transmise à la structure concernée. En cas de désaccord, la personne concernée peut introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (la CNIL en France).
7. Protection des mineurs
Les apprenants de Nezam sont, dans la plupart des cas, des élèves mineurs. Le traitement de leurs données repose sur le responsable légal, qui donne les consentements et autorisations nécessaires (par exemple pour la photo ou les sorties) et exerce les droits au nom de l'enfant. Nezam recueille et conserve ces consentements dans la fiche de l’apprenant et n'expose les données de l'enfant qu'au responsable légal et aux membres habilités de la structure.
L'application mobile destinée aux familles donne au responsable légal un accès en lecture seule à la scolarité de son enfant (présences, notes, bulletins, devoirs) et à la messagerie avec l'équipe, renforçant ainsi sa maîtrise de l'information.
8. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, Nezam s'engage à en informer sans retard injustifié la structure cliente concernée, et à l'assister dans les démarches prévues par les articles 33 et 34 du RGPD.
9. Protection des données & contact
Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez écrire à contact@nezam.fr ou contacter Nezam via WhatsApp au +33 6 84 86 52 73. Votre demande sera transmise, le cas échéant, à la structure d'enseignement concernée.
10. Évolution de cette page
Cette page peut être mise à jour pour tenir compte des évolutions du Service, des sous-traitants ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée à la date de consultation, dont la dernière mise à jour est indiquée en tête de document.