Guide
Réussir sa rentrée dans une école associative
La réponse en bref
Une rentrée se prépare en quatre temps : ouvrir les inscriptions, constituer les groupes, encaisser, puis démarrer les séances. Chacun de ces temps correspond à un module, et l'information saisie au premier sert aux trois suivants.
Le papier, le tableur et la messagerie, réunis en un seul outil
Le quotidien d'une école associative change quand toutes les informations sont au même endroit.
| Sans Nezam | Avec Nezam |
|---|---|
| Le cahier d'appel papier, ressaisi le soir. | L'appel se fait en séance, motifs et comportements compris. |
| Les parents découvrent l'absence trop tard. | La famille est prévenue de l'absence par notification. |
| Le tableur d'inscriptions et son tarif calculé à la main. | L'inscription en ligne calcule le tarif et permet d'encaisser l'acompte. |
| Les relances de cotisations, sans savoir qui a réglé. | Le suivi des paiements montre l'encaissé et le restant dû. |
| Les bulletins rédigés à la main, note par note. | Les notes par sous-compétence deviennent un bulletin PDF en un clic. |
| Les données éparpillées entre messagerie, courriels et fichiers. | Une seule source de données pour l'équipe et les familles. |
Reprendre l'existant, sans repartir de zéro
Une structure qui change d'outil arrive avec une année déjà commencée. Voici comment elle bascule.
- Nous cadrons votre offre — niveaux, matières, groupes, créneaux, packs et remises : votre année à venir est paramétrée avec vous.
- Nous importons vos apprenants — import CSV avec contrôle anti-doublon : aucune fiche en double, aucune ressaisie.
- Tout est compris — formation, installation, mise en route et maintenance comprises dans l'abonnement.
- Les familles se connectent — l'application bilingue est activée dès le premier jour : présences, notes et messages.
Le déroulé d'une rentrée
Quatre temps, dans cet ordre.
- Préparez votre offre — Configurez vos niveaux, matières, packs de matières, remises adhérent, salles et créneaux — l'offre de l'année à venir, prête pour les inscriptions.
- Ouvrez les inscriptions en ligne — Les familles s'inscrivent depuis le parcours public : choix des apprenants et des matières, créneaux, responsable légal, récapitulatif et paiement de l'adhésion.
- Répartissez et gérez la liste d’attente — Les groupes se remplissent dans la limite de leur capacité ; les apprenants en attente de place restent sur liste d'attente, sans être facturés, jusqu'à libération d'un créneau.
- Suivez l’année au quotidien — Appel par séance, notes par sous-compétence et bulletins, paiements échelonnés suivis, communication avec les familles via l’application bilingue.
Votre besoin, le module qui y répond
Le vocabulaire du métier, traduit en fonctions.
| Votre besoin | Le module | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Adhésion & frais d’inscription | Sessions d’inscription & paiements | Tarif calculé, acompte encaissé, échéances et statut de paiement suivis. |
| Remise adhérent & packs de matières | Configuration de l’offre | Remises et packs paramétrés, appliqués automatiquement au calcul du tarif. |
| Groupes mixtes / filles / garçons | Groupes & séances | Capacité maximale par groupe, vue calendrier, congés et fériés, actions en lot. |
| Suivi des écoles coraniques & des instituts de langue | Notes & bulletins | Notes par sous-compétence, coefficients, appréciations et bulletins PDF. |
| Information des familles en FR / AR | Application parents bilingue | Présences, notes, devoirs et messagerie en temps réel, multi-enfants. |
| Documents & consentements obligatoires | Apprenants & conformité | Autorisations photo/sortie, règlement intérieur et pièces justificatives, conformes au RGPD. |
Le tableur, et ce qui change
Poste par poste, ce que le tableur ne permet pas.
| Critère | Tableur | Avec Nezam |
|---|---|---|
| Gérer les adhésions | Tableur, encaissement manuel | Inscription en ligne qui se facture automatiquement |
| Remise adhérent & packs | Calculée à la main, sujette aux erreurs | Appliquée automatiquement au tarif |
| Groupe complet | Refus ou liste papier | Liste d’attente, recalcul à la libération |
| Information des familles | WhatsApp sans archivage | Notifications push + messagerie tracée |
| Bulletins & suivi | Reconstitués à la main | Bulletins PDF générés par période |
| Langue des familles | Français uniquement | Application bilingue FR / AR |
Questions fréquentes
Réussir sa rentrée dans une école associative
Comment Nezam gère-t-il les adhésions et la remise adhérent ?
Lors de l'inscription en ligne, Nezam calcule automatiquement le tarif à partir de vos packs de matières, de la remise adhérent, des frais d'inscription, de la TVA et des échéances que vous avez paramétrés. Vous encaissez l'acompte en ligne et la direction peut aussi enregistrer un paiement manuel — espèces, chèque, virement ou carte — avec un statut payé, partiel ou en attente.
Peut-on gérer une liste d’attente quand un groupe est complet ?
Oui. Lorsqu'un groupe atteint sa capacité maximale, l’apprenant concerné est placé sur liste d'attente et n'est pas facturé tant qu'aucune place ne se libère. Dès qu'un créneau se libère, l'inscription est recalculée à son tarif réel et l’apprenant intègre le groupe.
Nezam convient-il à une école associative ou à un institut de langue arabe ?
Oui. Nezam est un logiciel de gestion conçu notamment pour les écoles associatives, les instituts de langue arabe et les écoles coraniques. Il gère les adhésions, les groupes et les séances, l’appel, les notes et les bulletins, les paiements, et donne aux familles une application mobile bilingue français / arabe pour tout suivre en temps réel.
L'application parents est-elle disponible en arabe ?
Oui. L'application mobile destinée aux responsables légaux et aux élèves est bilingue français / arabe. Les familles y consultent en temps réel les présences, les comportements, les notes, les bulletins PDF et les devoirs, et échangent avec l'équipe par messagerie, en multi-enfants.