Ratgeber
Ein gelungener Schuljahresbeginn in einer Vereinsschule
Die Antwort in Kürze
Ein Schuljahresbeginn wird in vier Schritten vorbereitet: Anmeldung öffnen, Gruppen bilden, Zahlungen entgegennehmen und den Unterricht starten. Jeder Schritt entspricht einem Modul, und was im ersten erfasst wird, dient den drei folgenden.
Papier, Tabelle und Messenger – vereint in einem Werkzeug
Der Alltag einer Vereinsschule ändert sich, wenn alle Informationen an einem Ort liegen.
| Ohne Nezam | Mit Nezam |
|---|---|
| Die Anwesenheitsliste auf Papier, abends noch einmal abgetippt. | Die Anwesenheit wird im Unterricht erfasst, samt Gründen und Verhalten. |
| Eltern erfahren zu spät von der Abwesenheit. | Die Familie wird per Benachrichtigung über die Abwesenheit informiert. |
| Die Anmeldetabelle mit von Hand berechneten Preisen. | Die Online-Anmeldung berechnet den Preis und ermöglicht es, die Anzahlung einzuziehen. |
| Erinnerungen an Beiträge, ohne zu wissen, wer schon gezahlt hat. | Die Zahlungsübersicht zeigt Eingegangenes und noch Offenes. |
| Zeugnisse von Hand geschrieben, Note für Note. | Noten nach Teilkompetenzen werden mit einem Klick zum PDF-Zeugnis. |
| Daten verstreut über Messenger, E-Mails und Dateien. | Eine einzige Datenquelle für Team und Familien. |
Den Bestand übernehmen, ohne bei null anzufangen
Eine Einrichtung, die das Werkzeug wechselt, bringt ein bereits begonnenes Jahr mit. So gelingt der Umstieg.
- Wir strukturieren Ihr Angebot – Niveaus, Fächer, Gruppen, Termine, Pakete und Rabatte: Ihr kommendes Schuljahr wird gemeinsam mit Ihnen eingerichtet.
- Wir importieren Ihre Schüler – CSV-Import mit Dublettenprüfung: keine doppelte Akte, keine erneute Eingabe.
- Alles inklusive – Schulung, Einrichtung, Inbetriebnahme und Wartung sind im Abonnement enthalten.
- Die Familien loggen sich ein – Die zweisprachige App ist vom ersten Tag an aktiv: Anwesenheit, Noten und Nachrichten.
Der Ablauf eines Schuljahresbeginns
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge.
- Bereiten Sie Ihr Angebot vor – Richten Sie Niveaus, Fächer, Fächerpakete, Mitgliederrabatte, Räume und Termine ein – das Angebot des kommenden Schuljahres, bereit für die Anmeldungen.
- Öffnen Sie die Online-Anmeldung – Die Familien melden sich über das öffentliche Anmeldeformular an: Auswahl der Kinder und Fächer, Termine, Erziehungsberechtigte, Zusammenfassung und Zahlung des Mitgliedsbeitrags.
- Verteilen Sie die Schüler und verwalten Sie die Warteliste – Die Gruppen füllen sich bis zu ihrer Kapazität; Schüler, die auf einen Platz warten, bleiben auf der Warteliste und werden nicht abgerechnet, bis ein Platz frei wird.
- Begleiten Sie das Schuljahr im Alltag – Anwesenheitskontrolle pro Unterrichtseinheit, Noten nach Teilkompetenzen und Zeugnisse, Übersicht über Ratenzahlungen, Kommunikation mit den Familien über die zweisprachige App.
Ihr Bedarf – das passende Modul
Die Begriffe aus der Praxis, übersetzt in Funktionen.
| Ihr Bedarf | Das Modul | Was es leistet |
|---|---|---|
| Mitgliedsbeitrag & Anmeldegebühren | Anmeldung & Zahlungen | Preis berechnet, Anzahlung eingezogen, Raten und Zahlungsstatus im Blick. |
| Mitgliederrabatt & Fächerpakete | Einrichtung des Angebots | Rabatte und Pakete eingerichtet und automatisch in die Preisberechnung übernommen. |
| Gemischte Gruppen / Mädchen / Jungen | Gruppen & Unterrichtseinheiten | Maximale Kapazität pro Gruppe, Kalenderansicht, Ferien und Feiertage, Sammelaktionen. |
| Lernbegleitung in Koranschulen & Sprachinstituten | Noten & Zeugnisse | Noten nach Teilkompetenzen, Gewichtungen, Beurteilungen und PDF-Zeugnisse. |
| Information der Familien auf FR / AR | Zweisprachige Eltern-App | Anwesenheit, Noten, Hausaufgaben und Nachrichten in Echtzeit, für mehrere Kinder. |
| Pflichtdokumente & Einwilligungen | Schüler & Datenschutz | Foto- und Ausflugsgenehmigungen, Hausordnung und Nachweise, gemäß der DSGVO. |
Die Tabellenkalkulation – und was sich ändert
Punkt für Punkt, was die Tabelle nicht leisten kann.
| Kriterium | Tabellenkalkulation | Mit Nezam |
|---|---|---|
| Mitgliedschaften verwalten | Tabelle, manuelle Zahlungserfassung | Online-Anmeldung, die automatisch abrechnet |
| Mitgliederrabatt & Pakete | Von Hand berechnet, fehleranfällig | Automatisch in den Preis übernommen |
| Gruppe voll | Absage oder Liste auf Papier | Warteliste, Neuberechnung bei frei werdendem Platz |
| Information der Familien | WhatsApp ohne Archiv | Push-Benachrichtigungen + nachvollziehbare Nachrichten |
| Zeugnisse & Lernbegleitung | Von Hand zusammengestellt | PDF-Zeugnisse pro Zeitraum erstellt |
| Sprache der Familien | Nur eine Sprache | Zweisprachige App FR / AR |
Häufige Fragen
Ein gelungener Schuljahresbeginn in einer Vereinsschule
Wie verwaltet Nezam Mitgliedsbeiträge und Mitgliederrabatt?
Bei der Online-Anmeldung berechnet Nezam den Preis automatisch anhand der Fächerpakete, des Mitgliederrabatts, der Anmeldegebühren, der USt. und der Raten, die Sie eingerichtet haben. Sie nehmen die Anzahlung online entgegen, und die Schulleitung kann auch eine Zahlung manuell erfassen – Bargeld, Scheck, Überweisung oder Karte – mit dem Status bezahlt, teilweise bezahlt oder ausstehend.
Lässt sich eine Warteliste führen, wenn eine Gruppe voll ist?
Ja. Erreicht eine Gruppe ihre maximale Kapazität, kommt der betroffene Schüler auf die Warteliste und wird nicht abgerechnet, solange kein Platz frei wird. Sobald ein Platz frei wird, wird die Anmeldung zum tatsächlichen Preis neu berechnet und der Schüler in die Gruppe aufgenommen.
Eignet sich Nezam für eine Vereinsschule oder ein Institut für Arabischunterricht?
Ja. Nezam ist eine Verwaltungssoftware, die insbesondere für Vereinsschulen, Institute für Arabischunterricht und Koranschulen entwickelt wurde. Sie verwaltet Mitgliedsbeiträge, Gruppen und Unterrichtseinheiten, Anwesenheit, Noten und Zeugnisse sowie Zahlungen und bietet den Familien eine zweisprachige mobile App (Französisch/Arabisch), um alles in Echtzeit zu verfolgen.
Gibt es die Eltern-App auf Arabisch?
Ja. Die mobile App für Erziehungsberechtigte und Schüler ist zweisprachig (Französisch/Arabisch). Die Familien sehen dort in Echtzeit Anwesenheit, Verhalten, Noten, PDF-Zeugnisse und Hausaufgaben ein und tauschen sich per Nachricht mit dem Team aus – auch für mehrere Kinder.