Gids
Een geslaagde start van het schooljaar in een verenigingsschool
Het korte antwoord
De start van het schooljaar bereidt u in vier stappen voor: de inschrijvingen openen, de groepen samenstellen, de betalingen innen en de lessen laten beginnen. Elke stap komt overeen met een module, en wat bij de eerste stap wordt ingevoerd, dient voor de drie volgende.
Papier, spreadsheet en chat-app, samengebracht in één tool
Het dagelijks werk van een verenigingsschool verandert wanneer alle informatie op één plek staat.
| Zonder Nezam | Met Nezam |
|---|---|
| De papieren presentielijst, ’s avonds overgetypt. | De presentie wordt tijdens de les opgenomen, inclusief redenen en gedrag. |
| Ouders horen te laat van een afwezigheid. | De ouders krijgen een melding van de afwezigheid. |
| De inschrijvingsspreadsheet, met een met de hand berekend tarief. | De online inschrijving berekent het tarief en maakt het mogelijk de aanbetaling te innen. |
| Herinneringen voor contributies, zonder te weten wie heeft betaald. | Het betalingsoverzicht toont wat ontvangen is en wat nog openstaat. |
| Rapporten met de hand opgesteld, cijfer per cijfer. | De cijfers per deelcompetentie worden in één klik een pdf-rapport. |
| Gegevens verspreid over chat-apps, e-mails en bestanden. | Eén gegevensbron voor het team en de ouders. |
Het bestaande overnemen, zonder van nul te beginnen
Een organisatie die van tool wisselt, zit al midden in een schooljaar. Zo verloopt de overstap.
- We brengen uw aanbod in kaart — niveaus, vakken, groepen, lesmomenten, pakketten en kortingen: uw komende schooljaar wordt samen met u ingericht.
- We importeren uw leerlingen — csv-import met controle op dubbele records: geen dubbele dossiers, niets opnieuw in te voeren.
- Alles is inbegrepen — training, installatie, opstart en onderhoud zitten in het abonnement.
- De ouders melden zich aan — de tweetalige app is vanaf de eerste dag actief: aanwezigheid, cijfers en berichten.
Het verloop van de start van het schooljaar
Vier stappen, in deze volgorde.
- Bereid uw aanbod voor — Stel uw niveaus, vakken, vakkenpakketten, ledenkortingen, lokalen en lesmomenten in — het aanbod voor het komende jaar, klaar voor de inschrijvingen.
- Open de online inschrijvingen — De ouders schrijven in via het openbare inschrijfportaal: keuze van de leerlingen en de vakken, lesmomenten, ouder/verzorger, overzicht en betaling van het lidmaatschap.
- Verdeel de leerlingen en beheer de wachtlijst — De groepen vullen zich tot hun capaciteit; leerlingen die op een plaats wachten, blijven op de wachtlijst zonder gefactureerd te worden, tot er een plaats vrijkomt.
- Volg het jaar dag na dag — Presentielijst per les, cijfers per deelcompetentie en rapporten, overzicht van betalingen in termijnen, communicatie met de ouders via de tweetalige app.
Uw behoefte, de module die erop antwoordt
De woorden uit de praktijk, vertaald in functies.
| Uw behoefte | De module | Wat hij doet |
|---|---|---|
| Lidmaatschap & inschrijfkosten | Inschrijvingssessies & betalingen | Tarief berekend, aanbetaling geïnd, termijnen en betaalstatus bijgehouden. |
| Ledenkorting & vakkenpakketten | Inrichting van het aanbod | Kortingen en pakketten ingesteld en automatisch toegepast in de tariefberekening. |
| Gemengde groepen / meisjes / jongens | Groepen & lessen | Maximale capaciteit per groep, kalenderweergave, vakanties en feestdagen, bulkacties. |
| Voortgang volgen in koranscholen & taleninstituten | Cijfers & rapporten | Cijfers per deelcompetentie, wegingsfactoren, waarderingen en pdf-rapporten. |
| Ouders informeren in het Frans / Arabisch | Tweetalige ouderapp | Aanwezigheid, cijfers, huiswerk en berichten in realtime, voor meerdere kinderen. |
| Verplichte documenten & toestemmingen | Leerlingen & gegevensbescherming | Toestemming voor foto’s en excursies, schoolreglement en bewijsstukken, conform de AVG. |
De spreadsheet, en wat er verandert
Punt voor punt: wat een spreadsheet niet kan.
| Criterium | Spreadsheet | Met Nezam |
|---|---|---|
| Lidmaatschappen beheren | Spreadsheet, handmatige inning | Online inschrijving die automatisch factureert |
| Ledenkorting & pakketten | Met de hand berekend, foutgevoelig | Automatisch in het tarief verwerkt |
| Groep vol | Weigering of papieren lijst | Wachtlijst, herberekening zodra er een plaats vrijkomt |
| Ouders informeren | WhatsApp zonder archief | Pushmeldingen + traceerbare berichten |
| Rapporten & voortgang | Met de hand samengesteld | Pdf-rapporten per periode aangemaakt |
| Taal van de ouders | Eén taal | Tweetalige app Frans / Arabisch |
Veelgestelde vragen
Een geslaagde start van het schooljaar in een verenigingsschool
Hoe beheert Nezam lidmaatschappen en de ledenkorting?
Bij de online inschrijving berekent Nezam het tarief automatisch op basis van de vakkenpakketten, de ledenkorting, de inschrijfkosten, de btw en de termijnen die u hebt ingesteld. U int de aanbetaling online, en de directie kan ook een betaling handmatig registreren — contant, cheque, bankoverschrijving of kaart — met de status betaald, gedeeltelijk of in afwachting.
Kunt u een wachtlijst bijhouden als een groep vol is?
Ja. Wanneer een groep haar maximale capaciteit bereikt, komt de betrokken leerling op de wachtlijst en wordt hij niet gefactureerd zolang er geen plaats vrijkomt. Zodra er een plaats vrij is, wordt de inschrijving herberekend tegen het werkelijke tarief en komt de leerling in de groep.
Is Nezam geschikt voor een verenigingsschool of een instituut voor Arabische les?
Ja. Nezam is beheersoftware die met name is ontworpen voor verenigingsscholen, instituten voor Arabische les en koranscholen. De software beheert lidmaatschappen, groepen en lessen, de presentielijst, cijfers en rapporten en betalingen, en geeft ouders een tweetalige mobiele app (Frans / Arabisch) om alles in realtime te volgen.
Is de ouderapp beschikbaar in het Arabisch?
Ja. De mobiele app voor ouders/verzorgers en leerlingen is tweetalig Frans / Arabisch. De ouders bekijken er in realtime de aanwezigheid, het gedrag, de cijfers, de pdf-rapporten en het huiswerk, en communiceren via berichten met het team, ook voor meerdere kinderen.