Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre du site et du logiciel Nezam, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés ». Elle concerne notamment les données des apprenants, de leurs responsables légaux et des animateurs.

Responsable du traitement

Pour les données saisies dans le cadre de la gestion d'une structure d'enseignement, le responsable du traitement est la structure cliente (école associative, institut de langue) qui utilise Nezam. Nezam®, éditeur du service dont les coordonnées figurent dans les mentions légales, agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, sur instruction de la structure.

Données collectées

Selon les fonctionnalités utilisées, Nezam peut traiter les catégories de données suivantes :

• Responsables légaux et animateurs : nom, prénom, e-mail, téléphone, identifiants de connexion, langue de communication.
• Apprenants : état civil, genre, niveau, groupe, documents administratifs, autorisations (photo, sortie), absences, retards et comportements.
• Suivi pédagogique : présences, notes par sous-compétence, moyennes, appréciations, bulletins, devoirs.
• Inscriptions et paiements : sessions d'inscription, montants, échéances, statuts de paiement et moyens de paiement utilisés.
• Communication : messages, annonces, commentaires de séance et notifications.
• Données techniques : journaux de connexion et identifiants nécessaires aux notifications push.

Nezam ne collecte pas de données plus larges que ce qui est nécessaire à la gestion pédagogique et administrative de la structure.

Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

1. Gérer les inscriptions, réinscriptions et la liste d'attente.
2. Assurer le suivi des présences, des notes et des bulletins.
3. Encaisser et suivre les paiements.
4. Communiquer avec les familles (messages, annonces, notifications d'absence, de retard ou de comportement).
5. Permettre aux responsables légaux et aux élèves de consulter la scolarité via l’application mobile.
6. Assurer la sécurité, la maintenance et l'amélioration du service.

Base légale

Selon le traitement concerné, la base légale est l'une des suivantes :

• L'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (inscription, paiement, fourniture du service).
• Le respect d'une obligation légale (obligations comptables, conservation de documents).
• L'intérêt légitime de la structure à assurer le bon fonctionnement de son activité pédagogique.
• Le consentement, notamment pour les autorisations spécifiques (photo, sortie) et certaines communications.

Données des apprenants et des familles

Les données concernant des apprenants, qui peuvent être mineurs, font l'objet d'une attention particulière. Elles sont saisies et gérées par la structure d'enseignement dans le cadre de la relation pédagogique. Les consentements requis (autorisations photo, sortie, documents obligatoires) sont recueillis et conservés dans la fiche de l’apprenant. L'application mobile destinée aux familles donne un accès en lecture seule au suivi de l'enfant ainsi qu'à une messagerie.

Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités décrites, puis archivées ou supprimées selon les durées légales applicables : les données de scolarité et de suivi sont conservées le temps de la relation pédagogique, les données de facturation et de paiement sont conservées conformément aux obligations comptables, et les comptes et identifiants de connexion sont supprimés après la fin de la relation.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux personnels habilités de la structure (direction, animateurs) et, pour le suivi de leur enfant, aux responsables légaux. Elles peuvent être traitées par des prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service (hébergement, envoi de notifications), encadrés par des engagements contractuels conformes au RGPD. La liste de ces sous-traitants est tenue à jour et peut être communiquée aux structures clientes sur demande. Aucune donnée personnelle n'est revendue ni cédée à des fins commerciales.

Hébergement et sécurité

Les données sont hébergées en France et en Europe (selon le pays de la structure). Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre pour protéger les données contre la perte, l'accès non autorisé ou la divulgation : chiffrement des données en transit et au repos, authentification à deux facteurs (2FA), contrôle des accès par rôle, journalisation et sauvegardes automatiques.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données vous concernant.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression, sous réserve des obligations légales.
• Droit à la limitation et droit d'opposition au traitement.
• Droit à la portabilité de vos données.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, pour les traitements fondés sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, adressez-vous d'abord à la structure d'enseignement responsable du traitement. Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données (voir ci-dessous). Vous avez enfin le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Protection des données

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez écrire à contact@nezam.fr. Votre demande sera transmise, le cas échéant, à la structure responsable du traitement.

Cookies

Le site peut utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à son fonctionnement et, le cas échéant, à la mesure d'audience. Les cookies non essentiels ne sont déposés qu'avec votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

Modifications

La présente politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du service ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de votre consultation.

Contact

Pour toute question relative à la protection de vos données, écrivez à contact@nezam.fr ou contactez l'équipe Nezam par WhatsApp au +33 6 84 86 52 73.