Guide
Inscriptions et paiements : du tarif calculé au solde encaissé
La réponse en bref
Le tarif d'une inscription se calcule à partir de la matière, du niveau, des packs, de la remise adhérent et des frais. La famille règle en ligne ou sur place ; le statut du paiement — payé, partiel, en attente — reste attaché au dossier de l'apprenant.
Encaisser en ligne, de bout en bout
Le règlement fait partie du parcours d'inscription, pas d'une démarche à part.
- Paiement en ligne sécurisé — encaissez par carte directement dans le parcours d'inscription, par l'intégration de prestataires comme Stripe et HelloAsso, adapté aux associations.
- Inscription entièrement en ligne — de la sélection des matières au règlement, la famille fait toutes les démarches sans papier ni ressaisie pour votre équipe.
- Suivi des paiements automatisé — les encaissements en ligne rejoignent le bon dossier : statut payé, partiel ou en attente mis à jour, rappels facilités.
Ce qui entre dans le calcul d'un tarif
Six éléments, appliqués automatiquement au moment de l'inscription.
- Matière × niveau — Chaque matière est tarifée selon le niveau de l’apprenant, à partir de votre grille de tarifs d'inscription.
- Packs de matières — Les regroupements de matières appliquent leur tarif de pack automatiquement, sans calcul manuel.
- Remise adhérent — La remise réservée aux familles adhérentes est déduite automatiquement, pour chaque apprenant concerné.
- Frais & TVA — Frais d'inscription et TVA sont intégrés au montant total TTC affiché à la famille.
- Échéances — Le paiement peut être échelonné selon vos échéances, l'acompte étant encaissé dès l'inscription.
- Liste d'attente — Un apprenant en attente s'affiche à 0 € et n'entre pas dans la facturation tant qu'une place ne se libère pas.
Les moyens de paiement acceptés
En ligne ou sur place, chaque encaissement rejoint le même dossier.
| Moyen | Comment il est enregistré |
|---|---|
| Espèces | Encaissement enregistré manuellement par la direction. |
| Chèque | Saisi manuellement, avec statut payé / partiel / en attente. |
| Virement | Vérifié et enregistré sur le dossier dès sa réception. |
| Carte | Acompte encaissé en ligne lors de l'inscription publique. |
Les quatre états possibles d'un paiement
Le statut se met à jour à chaque transaction, sans intervention.
| Statut | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| Payé | Le montant dû est entièrement encaissé. |
| Partiel | Un acompte ou une échéance est encaissé, un solde reste dû. |
| En attente | Aucun encaissement enregistré pour l’instant. |
| Annulé / Échoué | La transaction n’a pas abouti ou a été annulée. |
Ce que l'inscription en ligne remplace
Trois outils de fortune que les équipes cumulent souvent.
- Le tableur d’inscriptions — Plus de classeur Excel partagé qui se désynchronise, ni de formules de tarif recopiées d'une année sur l'autre.
- La caisse manuelle — Plus de calcul de remises à la main : le montant dû, l'acompte et le solde se recalculent à chaque transaction.
- Les rappels de paiement dispersés — Le statut de chaque paiement (payé, partiel, en attente) est visible au même endroit que le dossier.
Questions fréquentes
Inscriptions et paiements : du tarif calculé au solde encaissé
Le tarif est-il vraiment calculé automatiquement ?
Oui. À partir de vos règles de tarification (matières × niveaux, packs de matières, remises, frais d’inscription, TVA), Nezam calcule le montant dû pour chaque apprenant au moment de l’inscription. La famille voit un récapitulatif clair avant de payer ; vous n’avez aucun calcul manuel à refaire.
La direction peut-elle créer une inscription manuellement ?
Oui. Depuis l’espace web, la direction peut créer une session d’inscription pour un responsable légal, sélectionner les matières par apprenant et encaisser un paiement manuel. Ce sont les mêmes règles de calcul et de liste d’attente que le parcours public.
Le tarif est-il vraiment calculé automatiquement ?
Oui. À partir de vos règles de tarification (matières × niveaux, packs de matières, remises, frais d’inscription, TVA), Nezam calcule le montant dû pour chaque apprenant au moment de l’inscription. La famille voit un récapitulatif clair avant de payer ; vous n’avez aucun calcul manuel à refaire.
Quels moyens de paiement sont pris en charge ?
Les transactions peuvent être enregistrées en espèces, chèque, virement ou carte. Vous encaissez l’acompte en ligne lors de l’inscription, et la direction peut aussi saisir un paiement manuellement. Chaque transaction a un statut : payé, partiel, en attente, annulé ou échoué.
La direction peut-elle créer une inscription manuellement ?
Oui. Depuis l’espace web, la direction peut créer une session d’inscription pour un responsable légal, sélectionner les matières par apprenant et encaisser un paiement manuel. Ce sont les mêmes règles de calcul et de liste d’attente que le parcours public.