Gids
Inschrijvingen en betalingen: van berekend tarief tot ontvangen restbedrag
Het korte antwoord
Het tarief van een inschrijving wordt berekend op basis van het vak, het niveau, de vakkenpakketten, de ledenkorting en de kosten. De ouders betalen online of ter plaatse; de betaalstatus — betaald, gedeeltelijk, in afwachting — blijft gekoppeld aan het dossier van de leerling.
Online innen, van begin tot eind
De betaling maakt deel uit van de inschrijving, niet van een aparte procedure.
- Beveiligde online betaling — ontvang kaartbetalingen rechtstreeks in het inschrijfproces, via de koppeling met een betaalprovider zoals Stripe.
- Volledig online inschrijven — van de keuze van de vakken tot de betaling regelen de ouders alles zelf, zonder papier en zonder dat uw team iets opnieuw hoeft in te voeren.
- Automatisch overzicht van betalingen — online ontvangsten komen in het juiste dossier terecht: de status betaald, gedeeltelijk of in afwachting wordt bijgewerkt en herinneringen worden eenvoudiger.
Wat meetelt in de berekening van een tarief
Zes elementen, automatisch toegepast op het moment van inschrijving.
- Vak × niveau — Elk vak krijgt een prijs volgens het niveau van de leerling, op basis van uw tarieventabel voor inschrijvingen.
- Vakkenpakketten — Voor gebundelde vakken geldt automatisch het pakkettarief, zonder handmatige berekening.
- Ledenkorting — De korting voor gezinnen die lid zijn, wordt automatisch afgetrokken voor elke betrokken leerling.
- Kosten & btw — Inschrijfkosten en btw zijn opgenomen in het totaalbedrag incl. btw dat de ouders te zien krijgen.
- Termijnen — De betaling kan in termijnen worden gespreid volgens uw betalingsschema; de aanbetaling wordt bij de inschrijving geïnd.
- Wachtlijst — Een leerling op de wachtlijst wordt weergegeven met € 0 en wordt pas gefactureerd wanneer er een plaats vrijkomt.
De geaccepteerde betaalmethoden
Online of ter plaatse: elke ontvangst komt in hetzelfde dossier.
| Methode | Hoe de betaling wordt geregistreerd |
|---|---|
| Contant | Handmatig geregistreerd door de directie. |
| Cheque | Handmatig ingevoerd, met de status betaald / gedeeltelijk / in afwachting. |
| Bankoverschrijving | Gecontroleerd en in het dossier geregistreerd zodra ze binnen is. |
| Kaart | Aanbetaling online geïnd bij de openbare inschrijving. |
De vier mogelijke statussen van een betaling
De status wordt bij elke transactie vanzelf bijgewerkt.
| Status | Wat hij betekent |
|---|---|
| Betaald | Het verschuldigde bedrag is volledig ontvangen. |
| Gedeeltelijk | Een aanbetaling of termijn is ontvangen, er staat nog een restbedrag open. |
| In afwachting | Er is nog geen ontvangst geregistreerd. |
| Geannuleerd / Mislukt | De transactie is niet gelukt of werd geannuleerd. |
Wat online inschrijven vervangt
Drie noodoplossingen die teams vaak naast elkaar gebruiken.
- De inschrijvingsspreadsheet — Geen gedeeld Excel-bestand meer dat niet meer klopt, en geen tariefformules meer die elk jaar opnieuw worden overgenomen.
- De handmatige kas — Geen kortingen meer met de hand uitrekenen: het verschuldigde bedrag, de aanbetaling en het restbedrag worden bij elke transactie opnieuw berekend.
- Verspreide betalingsherinneringen — De status van elke betaling (betaald, gedeeltelijk, in afwachting) staat op dezelfde plek als het dossier.
Veelgestelde vragen
Inschrijvingen en betalingen: van berekend tarief tot ontvangen restbedrag
Wordt het tarief echt automatisch berekend?
Ja. Op basis van uw tariefregels (vakken × niveaus, vakkenpakketten, kortingen, inschrijfkosten, btw) berekent Nezam bij de inschrijving het verschuldigde bedrag voor elke leerling. De ouders zien een duidelijk overzicht voordat ze betalen; u hoeft niets meer met de hand uit te rekenen.
Kan de directie een inschrijving handmatig aanmaken?
Ja. Vanuit de beheeromgeving kan de directie een inschrijvingssessie aanmaken voor een ouder/verzorger, per leerling de vakken kiezen en een betaling handmatig registreren. Daarbij gelden dezelfde rekenregels en dezelfde wachtlijst als bij het openbare inschrijfportaal.
Welke betaalmethoden worden ondersteund?
Transacties kunnen worden geregistreerd als contant, cheque, bankoverschrijving of kaart. U int de aanbetaling online bij de inschrijving, en de directie kan ook een betaling handmatig invoeren. Elke transactie heeft een status: betaald, gedeeltelijk, in afwachting, geannuleerd of mislukt.