Guía
Elegir un software de gestión escolar
La respuesta, en breve
Un software de gestión escolar se valora por tres aspectos: el alcance que cubre de verdad, lo que incluye el precio y la forma en que se comunican sus módulos. Una herramienta centrada en un oficio vale más que una herramienta general que hay que adaptar a la propia forma de trabajar.
Quién usa qué en un centro
Tres perfiles, tres usos: es el mismo dato, visto desde tres lugares.
| Perfil | Lo que hace a diario |
|---|---|
| Profesorado | Pasa lista en la sesión, anota motivos y comportamientos, califica por subcompetencia y deja los deberes. Desde el móvil, en pocos gestos. |
| Dirección, secretaría | Abre las inscripciones, cobra, forma los grupos, planifica las sesiones, emite los boletines y sigue desde el panel de control los pases de lista pendientes. |
| Familia, alumno | Consulta asistencia, notas, boletines y deberes en la aplicación bilingüe, se comunica con el equipo y paga en línea. |
Las funciones comunes a todos los módulos
Bajo los seis módulos, cuatro cimientos compartidos: son los que sostienen el conjunto.
- Alumnos: ficha completa con datos personales, documentos, autorizaciones de imagen y de salida, familiares vinculados, ausencias y retrasos. Importación y exportación CSV con control de duplicados.
- Archivos: biblioteca de documentos organizada en carpetas, con enlaces para compartir, vinculada a los documentos de los alumnos.
- Mensajes y avisos: plantillas de mensaje, avisos, comentarios de sesión y notificaciones de ausencia, retraso y comportamiento; una comunicación registrada y consultable, en lugar de conversaciones dispersas en una mensajería personal.
- Cumplimiento y autorizaciones: consentimientos exigidos por el RGPD, reglamento interno, autorizaciones de imagen y de salida, documentos obligatorios; todo se reúne en la ficha del alumno, y no en archivadores de papel.
Lo que garantiza la herramienta, sea cual sea el módulo
Cuatro propiedades válidas en todas partes, que no se configuran.
- Conforme al RGPD: alojado en Francia, en la UE, con cifrado y copias de seguridad automáticas.
- Varios centros: varios centros bajo una misma dirección, cada uno con sus datos aislados y una vista consolidada.
- Importación CSV sin duplicados: recuperar un archivo existente sin crear fichas duplicadas.
- Tiempo real: lo que introduce el equipo, las familias lo ven al instante en su aplicación.
Especialista o generalista: lo que cambia de verdad
Tres rasgos distinguen una herramienta pensada para un oficio de una herramienta pensada para todos.
- Especialista, no generalista: diseñado para las escuelas asociativas y las academias de idiomas, y no como un paquete de gestión escolar que haya que adaptar a su forma de trabajar.
- La inscripción que se factura sola: una página de inscripción en línea vinculada a la facturación; el precio se calcula, el pago a cuenta se cobra y el expediente se completa.
- Familias informadas en tiempo real: una verdadera aplicación móvil bilingüe francés / árabe, con asistencia, notas, deberes y mensajes.
Cada tipo de centro, y lo que Nezam cambia en él
La base es la misma; lo que cambia son los ajustes y el vocabulario.
| Centro | La necesidad | Lo que aporta Nezam |
|---|---|---|
| Escuelas asociativas | Cuotas de socio y gestión de grupos | Descuento para socios, packs de asignaturas, aplicación para familias bilingüe francés / árabe |
| Academias de idiomas | Niveles, asignaturas y progreso | Inscripciones en línea, seguimiento por competencias, boletines en PDF, pagos fraccionados |
| Escuelas coránicas y madrasas | Memorización y seguimiento de las familias | Planificación de las sesiones, pase de lista con aviso a las familias, notas por competencia |
Lo que Nezam cubre, y lo que no cubre
La frontera es voluntaria: un software que se ciñe a su oficio lo ejecuta por completo.
| Ámbito | En Nezam |
|---|---|
| Inscripciones y renovaciones de inscripción en línea | Portal de inscripción en cuatro pasos, precio automático, lista de espera |
| Control de asistencia y pase de lista validado | Motivos, comportamientos, notificaciones a las familias |
| Notas por subcompetencia y boletines en PDF | Coeficientes, valoraciones, medias |
| Pagos y plazos | Efectivo, cheque, transferencia, tarjeta; pagado, parcial o pendiente |
| Aplicación para familias bilingüe | Asistencia, notas, deberes, mensajería, varios hijos |
| Deberes en línea y cuestionarios | Publicación, entrega en línea, cuestionarios y materiales por grupo |
| Varios centros y federaciones | Datos aislados por centro, vista consolidada |
| Firma electrónica de las autorizaciones | Salidas, derechos de imagen, contratos: firmados y con sello de tiempo |
| Comedor | Fuera del alcance |
| Nóminas y recursos humanos | Fuera del alcance |
| Contabilidad general | Fuera del alcance: Nezam registra los gastos, pero no lleva la contabilidad |
| Transporte escolar | Fuera del alcance |
Para una necesidad propia de su centro, Nezam se adapta a medida: a partir de su pliego de requisitos o mediante mejoras sucesivas sobre la base existente.
Lo que cubre el precio, partida por partida
Una tarifa de Nezam incluye lo que muchos programas facturan como opciones, módulos o gastos de puesta en marcha.
| Partida | Con Nezam | A menudo facturado aparte |
|---|---|---|
| Formación del equipo | Incluida | A menudo opcional |
| Instalación y puesta en marcha | Incluida | Gastos de puesta en marcha |
| Soporte y acompañamiento | Incluido | Según el plan |
| Mantenimiento y actualizaciones | Incluidos | Versiones que hay que volver a comprar |
| Mensajes y notificaciones | Ilimitados | Facturados según el uso |
| Agenda escolar en papel | Sustituida | Módulo aparte |
| Permanencia | Opcional: descuento si se compromete | Contrato anual renovable |
Comparación de principio sobre las partidas de coste habituales de un software de gestión escolar.
Lo que está incluido, sin coste adicional
El precio por alumno y año cubre todo lo que un equipo necesita para empezar y mantenerse.
- Formación de su equipo: el profesorado y la dirección aprenden a usar la herramienta (pase de lista, notas, inscripciones, pagos) con sesiones por videoconferencia, vídeos y visitas guiadas dentro de la aplicación. Sin coste de formación.
- Soporte y acompañamiento: un equipo disponible por correo electrónico y WhatsApp, tanto durante la puesta en marcha como en el día a día.
- Instalación y puesta en marcha: configuración de su centro con niveles, asignaturas, grupos, aulas, packs y descuentos. Empieza listo para inscribir.
- Mantenimiento y actualizaciones: las mejoras y las correcciones llegan automáticamente. Sin versiones que volver a comprar ni migraciones que pagar.
- Mensajes y notificaciones ilimitados: a las familias, sin contador ni recargo por uso.
- Cuentas ilimitadas para profesorado y familias: solo paga por los alumnos.
- Funcionalidades a medida: ajustes a su forma de funcionar (campos, plantillas, reglas) estudiados caso por caso, sin facturación por módulo.
Cómo se calcula su precio
Ninguna tabla que interpretar: el precio depende de un único criterio, su número de alumnos.
- Cuente sus alumnos: la tarifa es anual y por alumno, la única variable de su factura. Sin suscripción por usuario.
- Elija su ritmo: pago mensual para repartir el gasto a lo largo del año, o pago anual para ahorrar un 25 %.
- Aproveche los descuentos: oferta de inicio de curso en el plan Integral; compromiso de dos o tres años en el plan A medida. Nunca por debajo del precio mínimo de 2,40 € por alumno y año.
- Todo está incluido: formación, soporte, instalación, mantenimiento y mensajes ilimitados; ningún coste adicional que prever.
Los dos planes incluyen todas las funcionalidades. Integral desde 2,40 € por alumno y año, A medida desde 4,05 €, a partir de 300 alumnos; precios sin IVA, descuentos aplicados.
Por qué una herramienta especializada en lugar de una general
Un software generalista obliga a adaptar el propio funcionamiento a la herramienta.
- El vocabulario real del oficio: alumno, profesor, grupo, sesión, tutor legal; Nezam usa los términos de las escuelas asociativas y las academias, y no los de un ERP escolar genérico.
- Cada módulo bien resuelto: en lugar de añadir módulos de comedor, nóminas o contabilidad general, Nezam se centra en lo que hace funcionar un centro educativo, y lo hace por completo.
- Una única fuente fiable: el equipo en la web, el profesorado en el móvil y las familias ven el mismo dato en tiempo real, en tres interfaces sincronizadas. Nada que volver a introducir, ninguna hoja de cálculo aparte.
Lo que cubre cada módulo
El alcance, sin opciones ni niveles que desbloquear.
| Módulo | Lo que cubre |
|---|---|
| Grupos y sesiones | Grupos (mixto, chicas, chicos, capacidad máxima), vista de calendario con arrastrar y soltar, vacaciones y festivos, modificación en bloque. |
| Asistencia y pase de lista | Pase de lista por sesión: presente / ausente / retraso, motivo, comportamiento positivo o negativo, validación del pase de lista. |
| Deberes | Deberes de la sesión siguiente introducidos directamente desde el pase de lista y enviados a las familias. |
| Notas y boletines | Notas por subcompetencia, coeficientes, escalas de valoración, medias y boletines en PDF. |
| Alumnos | Ficha completa: datos personales, documentos, autorizaciones de imagen / salida, familiares vinculados, importación / exportación CSV sin duplicados. |
| Sesiones de inscripción | Precio automático, packs de asignaturas, descuento para socios, gastos, IVA, plazos y lista de espera. |
| Pagos | Efectivo, cheque, transferencia, tarjeta; cobro manual; estados pagado / parcial / pendiente. |
| Archivos | Biblioteca de documentos en carpetas, enlaces para compartir, vinculada a los documentos de los alumnos. |
| Mensajes y avisos | Plantillas de mensaje, avisos, comentarios de sesión, notificaciones push de ausencia, retraso y comportamiento a las familias. |
| Panel de control | Horas impartidas y planificadas, pases de lista pendientes, sesiones sin deberes, seguimiento de inscripciones y pagos. |
Cómo se encadenan los módulos
Un dato introducido una vez circula de un módulo a otro.
- La inscripción lo crea todo: el portal de inscripción crea al alumno, su ficha y su tutor legal, calcula el precio y le permite cobrarlo, y después coloca al alumno en su grupo.
- El grupo alimenta las sesiones: cada grupo tiene sus franjas horarias; las sesiones se generan en la planificación, teniendo en cuenta vacaciones y festivos.
- La sesión contiene el pase de lista y los deberes: el profesor pasa lista, indica motivos y comportamientos, introduce los deberes de la sesión siguiente y valida el pase de lista.
- Notas y boletines se van construyendo: las notas por subcompetencia se consolidan en medias y valoraciones, hasta los boletines en PDF generados automáticamente.
- Todo llega a las familias y al panel de control: asistencia, notas, deberes y pagos alimentan en tiempo real la aplicación para familias y el panel de control. Un único dato, en todas partes.
Preguntas frecuentes
Elegir un software de gestión escolar
¿Responden a convenios y licitaciones?
Sí. Le facilitamos la descripción funcional del servicio, el contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, las medidas de seguridad, el lugar de alojamiento, las condiciones de reversibilidad y el detalle del precio. Escríbanos para recibir la documentación que corresponda a su procedimiento.
¿Hay un límite de alumnos?
No. El simulador en línea calcula el precio hasta 2000 alumnos; por encima, preparamos una propuesta adaptada en lugar de un precio automático. El producto no cambia: las mismas funcionalidades y los mismos espacios, sea cual sea el número de alumnos.
¿Por qué un alcance especializado en lugar de un ERP todo en uno?
Un software especializado resuelve mejor cada función útil para un centro educativo: pase de lista estructurado, notas por subcompetencia, inscripción que se factura automáticamente, aplicación para familias. Los ERP escolares generalistas reparten su esfuerzo en módulos que las escuelas asociativas y las academias no necesitan.
¿Funcionan los módulos entre sí?
Sí. Todos los módulos comparten la misma base de datos: la inscripción crea al alumno y lo coloca en un grupo, el grupo alimenta las sesiones, la sesión lleva el pase de lista y los deberes, y el pase de lista y las notas aparecen en la aplicación para familias y en el panel de control. Un único dato, en todas partes, en tiempo real.
¿El precio lo incluye todo de verdad?
Sí. El precio por alumno y año cubre la formación de su equipo, el soporte y el acompañamiento, la instalación y la puesta en marcha, el mantenimiento y las actualizaciones, así como los mensajes y notificaciones ilimitados. No hay gastos de puesta en marcha ocultos ni facturación por módulo.
¿Qué diferencia hay entre el pago anual y el pago mensual?
El pago anual reduce la tarifa un 25 % respecto al pago mensual. El pago mensual reparte el gasto a lo largo del año, sin cambiar lo que incluye el plan.
¿Hay permanencia?
El compromiso solo afecta al plan A medida: −10 % a dos años, −20 % a tres años, y es obligatorio si este plan se paga mensualmente. El plan Integral no impone ninguna permanencia.
¿Hay una aplicación móvil para las familias?
Sí. Las familias y el alumnado disponen de una aplicación móvil bilingüe francés / árabe para consultar en tiempo real la asistencia, las notas, los boletines y los deberes, y para comunicarse con el equipo por mensajería. Es una de las tres interfaces de Nezam, junto con el espacio web del equipo y el portal de inscripción.
¿Se pueden importar los datos sin crear duplicados?
Sí. Las importaciones CSV de Nezam siguen una lógica sin duplicados: antes de crear un alumno, un grupo o una asignatura, el sistema comprueba si ya existe y lo reutiliza. Así, la recuperación de sus datos existentes se hace sin duplicar fichas.