Gids
Schooladministratiesoftware kiezen
Het korte antwoord
Schooladministratiesoftware beoordeelt u op drie punten: wat er werkelijk wordt gedekt, wat er in de prijs is inbegrepen en hoe de modules met elkaar samenwerken. Een tool die op één vakgebied is gericht, is beter dan een algemene tool die u naar uw werkwijze moet buigen.
Wie wat gebruikt binnen een organisatie
Drie rollen, drie toepassingen: dezelfde gegevens, vanuit drie plekken bekeken.
| Rol | Wat hij dagelijks doet |
|---|---|
| Docent | Neemt de presentie op tijdens de les, voert redenen en gedrag in, beoordeelt per deelcompetentie, zet het huiswerk klaar. Op de telefoon, in een paar handelingen. |
| Directie, secretariaat | Opent de inschrijvingen, int betalingen, stelt groepen samen, plant de lessen, maakt de rapporten op en volgt niet-bevestigde presentielijsten op het dashboard. |
| Ouders, leerling | Bekijken aanwezigheid, cijfers, rapporten en huiswerk in de tweetalige app, communiceren met het team en betalen online. |
De functies die alle modules delen
Onder de zes modules liggen vier gedeelde fundamenten: zij houden het geheel bij elkaar.
- Leerlingen — volledig dossier: persoonsgegevens, documenten, toestemming voor foto’s en excursies, gekoppelde ouders, afwezigheid en te laat komen. Import en export in csv met controle op dubbele records.
- Bestanden — documentenbibliotheek in mappen, met deelbare links, gekoppeld aan de documenten van de leerlingen.
- Berichten en mededelingen — berichtsjablonen, mededelingen, opmerkingen bij een les en meldingen van afwezigheid, te laat komen en gedrag: communicatie die wordt bewaard en terug te vinden is, in plaats van losse berichten in een persoonlijke chat-app.
- Gegevensbescherming en toestemmingen — toestemmingen op grond van de AVG, schoolreglement, toestemming voor foto’s en excursies, verplichte documenten: alles is gebundeld in het leerlingdossier, niet in papieren mappen.
Wat de tool garandeert, in elke module
Vier eigenschappen die overal gelden en die u niet hoeft in te stellen.
- AVG-conform — gehost in Frankrijk, binnen de EU, met versleuteling en automatische back-ups.
- Meerdere vestigingen — meerdere scholen onder één directie, elk met afgeschermde gegevens, en een overkoepelend overzicht.
- Csv-import zonder dubbele records — een bestaand bestand overnemen zonder dubbele dossiers aan te maken.
- Realtime — wat het team invoert, zien de ouders meteen in hun app.
Specialist of generalist: wat echt het verschil maakt
Drie kenmerken onderscheiden een tool voor één vakgebied van een tool voor iedereen.
- Specialist, geen generalist — ontworpen voor verenigingsscholen en taleninstituten, niet als standaard schoolpakket dat u naar uw werkwijze moet buigen.
- Een inschrijving die zichzelf factureert — een online inschrijfpagina, gekoppeld aan de facturering: het tarief wordt berekend, de aanbetaling geïnd, het dossier ingevuld.
- Ouders in realtime op de hoogte — een echte tweetalige mobiele app (Frans / Arabisch): aanwezigheid, cijfers, huiswerk en berichten.
Elk type organisatie, en wat Nezam er verandert
De basis is dezelfde; de instellingen en de woorden verschillen.
| Organisatie | De behoefte | Wat Nezam biedt |
|---|---|---|
| Verenigingsscholen | Lidmaatschappen en groepsbeheer | Ledenkorting, vakkenpakketten, tweetalige ouderapp (Frans / Arabisch) |
| Taleninstituten | Niveaus, vakken en voortgang | Online inschrijvingen, voortgang per competentie, pdf-rapporten, betaling in termijnen |
| Koranscholen en madrasa’s | Memoriseren en ouders op de hoogte houden | Lesplanning, presentielijst met melding aan de ouders, cijfers per competentie |
Wat Nezam dekt, en wat niet
De grens is bewust gekozen: software die bij zijn vakgebied blijft, doet dat volledig.
| Domein | Bij Nezam |
|---|---|
| Online inschrijvingen en herinschrijvingen | Openbaar inschrijfportaal in vier stappen, automatisch tarief, wachtlijst |
| Aanwezigheidsregistratie en bevestigde presentielijst | Redenen, gedrag, meldingen aan de ouders |
| Cijfers per deelcompetentie en pdf-rapporten | Wegingsfactoren, waarderingen, gemiddelden |
| Betalingen en termijnen | Contant, cheque, bankoverschrijving, kaart; betaald, gedeeltelijk of in afwachting |
| Tweetalige ouderapp | Aanwezigheid, cijfers, huiswerk, berichten, meerdere kinderen |
| Online huiswerk en quizzen | Opgeven, online inleveren, quizzen en lesmateriaal per groep |
| Meerdere vestigingen en koepelorganisaties | Afgeschermde gegevens per vestiging, overkoepelend overzicht |
| Elektronische handtekening van toestemmingen | Excursies, beeldrecht, contracten — ondertekend en met tijdstempel |
| Kantine en maaltijden | Valt buiten het aanbod |
| Salarisadministratie en hr | Valt buiten het aanbod |
| Financiële boekhouding | Valt buiten het aanbod — Nezam volgt de uitgaven, zonder de boekhouding te voeren |
| Leerlingenvervoer | Valt buiten het aanbod |
Voor een behoefte die eigen is aan uw organisatie past Nezam zich op maat aan: op basis van uw programma van eisen, of stap voor stap vanuit de bestaande basis.
Wat de prijs dekt, post per post
Een tarief van Nezam omvat wat veel software apart factureert als optie, als module of als opstartkosten.
| Post | Met Nezam | Elders vaak gefactureerd |
|---|---|---|
| Training van het team | Inbegrepen | Vaak als optie |
| Installatie en opstart | Inbegrepen | Opstartkosten |
| Support en begeleiding | Inbegrepen | Afhankelijk van het pakket |
| Onderhoud en updates | Inbegrepen | Nieuwe versies bij te kopen |
| Berichten en meldingen | Onbeperkt | Gefactureerd naar gebruik |
| Papieren heen-en-weerschrift | Vervangen | Aparte module |
| Vaste looptijd | Facultatief — korting als u zich vastlegt | Stilzwijgend verlengd jaarcontract |
Principiële vergelijking op basis van de gebruikelijke kostenposten van schooladministratiesoftware.
Wat inbegrepen is, zonder meerprijs
De prijs per leerling per jaar dekt alles wat een team nodig heeft om te starten en door te gaan.
- Training van uw team — docenten en directie leren met de tool werken (presentielijst, cijfers, inschrijvingen, betalingen) via videogesprekken, video’s en rondleidingen in de app. Geen trainingskosten.
- Support en begeleiding — een team dat bereikbaar is via e-mail en WhatsApp, tijdens de opstart en in het dagelijks gebruik.
- Installatie en opstart — inrichting van uw organisatie: niveaus, vakken, groepen, lokalen, pakketten en kortingen. U start klaar om in te schrijven.
- Onderhoud en updates — verbeteringen en correcties komen automatisch. Geen nieuwe versie om te kopen, geen migratie om te betalen.
- Onbeperkt berichten en meldingen — aan de ouders, zonder teller en zonder meerprijs naar gebruik.
- Onbeperkt aantal accounts voor docenten en ouders — u betaalt alleen voor de leerlingen.
- Functies op maat — aanpassingen aan uw werkwijze (velden, sjablonen, regels), individueel bekeken, zonder facturering per module.
Hoe uw tarief wordt berekend
Geen tarieventabel om te ontcijferen: de prijs berust op één criterium, uw aantal leerlingen.
- Tel uw leerlingen — het tarief geldt per jaar en per leerling, de enige variabele op uw factuur. Geen abonnement per gebruiker.
- Kies uw ritme — maandelijks, om de uitgave over het jaar te spreiden, of jaarlijks, om 25% te besparen.
- Profiteer van de kortingen — aanbieding bij de start van het schooljaar voor Compleet; looptijd van twee of drie jaar voor Op maat. Nooit onder de minimumprijs van € 2,40 per leerling per jaar.
- Alles inbegrepen — training, support, installatie, onderhoud en onbeperkt berichten: geen extra kosten om rekening mee te houden.
Beide formules omvatten alle functies. Compleet vanaf € 2,40 per leerling per jaar, Op maat vanaf € 4,05, vanaf 300 leerlingen — prijzen excl. btw, na aftrek van kortingen.
Waarom een gerichte tool in plaats van een algemene
Bij algemene software moet u uw werkwijze aan de tool aanpassen.
- De woorden uit de praktijk — Leerling, docent, groep, les, ouder/verzorger: Nezam gebruikt de termen van verenigingsscholen en instituten, niet die van een algemeen school-ERP.
- Elke module goed uitgevoerd — In plaats van modules voor kantine, salarisadministratie of financiële boekhouding toe te voegen, richt Nezam zich op wat een onderwijsorganisatie draaiende houdt — en doet dat volledig.
- Eén betrouwbare bron — Het team op het web, docenten op de telefoon en ouders zien in realtime dezelfde gegevens, via drie gesynchroniseerde interfaces. Niets opnieuw invoeren, geen aparte spreadsheet.
Wat elke module dekt
Het volledige aanbod, zonder opties of niveaus om te ontgrendelen.
| Module | Wat hij dekt |
|---|---|
| Groepen & lessen | Groepen (gemengd, meisjes, jongens, max. capaciteit), kalenderweergave met slepen en neerzetten, vakanties en feestdagen, bulkbewerking. |
| Aanwezigheid & presentielijst | Presentielijst per les: aanwezig / afwezig / te laat, reden, positief of negatief gedrag, bevestiging van de presentielijst. |
| Huiswerk | Invoer van het huiswerk voor de volgende les rechtstreeks vanuit de presentielijst, doorgestuurd naar de ouders. |
| Cijfers & rapporten | Cijfers per deelcompetentie, wegingsfactoren, waarderingsschalen, gemiddelden en pdf-rapporten. |
| Leerlingen | Volledig dossier: persoonsgegevens, documenten, toestemming voor foto’s / excursies, gekoppelde ouders, csv-import / -export zonder dubbele records. |
| Inschrijvingssessies | Automatisch tarief, vakkenpakketten, ledenkorting, kosten, btw, termijnen en wachtlijst. |
| Betalingen | Contant, cheque, bankoverschrijving, kaart; handmatige registratie; status betaald / gedeeltelijk / in afwachting. |
| Bestanden | Documentenbibliotheek in mappen, deelbare links, gekoppeld aan de documenten van leerlingen. |
| Berichten & mededelingen | Berichtsjablonen, mededelingen, opmerkingen bij een les, pushmeldingen van afwezigheid, te laat komen en gedrag aan de ouders. |
| Dashboard | Gegeven en geplande uren, niet-bevestigde presentielijsten, lessen zonder huiswerk, stand van de inschrijvingen en betalingen. |
Hoe de modules op elkaar aansluiten
Gegevens die één keer zijn ingevoerd, gaan van module naar module.
- De inschrijving maakt alles aan — Het openbare inschrijfportaal maakt de leerling, zijn dossier en zijn ouder/verzorger aan, berekent het tarief en laat u het bedrag innen; daarna wordt de leerling in zijn groep geplaatst.
- De groep voedt de lessen — Elke groep heeft haar lesmomenten: de lessen worden in de planning aangemaakt, rekening houdend met vakanties en feestdagen.
- De les bevat de presentielijst en het huiswerk — De docent neemt de presentie op, vult redenen en gedrag in, voert het huiswerk voor de volgende les in en bevestigt dan de presentielijst.
- Cijfers en rapporten krijgen vorm — De cijfers per deelcompetentie worden samengevoegd tot gemiddelden en waarderingen, tot en met de automatisch aangemaakte pdf-rapporten.
- Alles bereikt de ouders en het dashboard — Aanwezigheid, cijfers, huiswerk en betalingen voeden in realtime de ouderapp en het dashboard. Eén gegeven, overal.
Veelgestelde vragen
Schooladministratiesoftware kiezen
Kunt u reageren op samenwerkingsovereenkomsten en aanbestedingen?
Ja. Wij leveren de functionele beschrijving van de dienst, de verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG, de beveiligingsmaatregelen, de hostinglocatie, de regeling voor omkeerbaarheid en de opbouw van het tarief. Schrijf ons om het dossier te ontvangen dat bij uw procedure past.
Is er een maximaal aantal leerlingen?
Nee. De online prijscalculator berekent het tarief tot 2.000 leerlingen; daarboven stellen we een voorstel op maat op in plaats van een automatische prijs. Het product zelf verandert niet: dezelfde functies, dezelfde omgevingen, ongeacht het aantal leerlingen.
Waarom een gericht aanbod in plaats van een alles-in-één-ERP?
Gerichte software voert elke functie die een onderwijsorganisatie nodig heeft beter uit: een gestructureerde presentielijst, cijfers per deelcompetentie, een inschrijving die automatisch factureert, een ouderapp. Algemene school-ERP’s verdelen hun inspanningen over modules die verenigingsscholen en instituten niet nodig hebben.
Werken de modules samen?
Ja. Alle modules delen dezelfde database: de inschrijving maakt de leerling aan en plaatst hem in een groep, de groep voedt de lessen, de les bevat de presentielijst en het huiswerk, en presentielijst en cijfers verschijnen in de ouderapp en op het dashboard. Eén gegeven, overal, in realtime.
Is het tarief echt alles inbegrepen?
Ja. De prijs per leerling per jaar dekt de training van uw team, support en begeleiding, installatie en opstart, onderhoud en updates, en onbeperkt berichten en meldingen. Er zijn geen verborgen opstartkosten en er is geen facturering per module.
Wat is het verschil tussen jaarlijks en maandelijks betalen?
Jaarlijks betalen verlaagt het tarief met 25% ten opzichte van maandelijkse betaling. Maandelijks betalen spreidt de uitgave over het jaar, zonder iets te veranderen aan wat de formule omvat.
Is er een vaste looptijd?
Een vaste looptijd geldt alleen voor de formule Op maat: 10% korting bij twee jaar, 20% bij drie jaar, en ze is verplicht als u deze formule maandelijks betaalt. Voor de formule Compleet geldt geen vaste looptijd.
Is er een mobiele app voor ouders?
Ja. Ouders en leerlingen hebben een tweetalige mobiele app (Frans / Arabisch) om in realtime de aanwezigheid, de cijfers, de rapporten en het huiswerk te bekijken en via berichten met het team te communiceren. Het is een van de drie interfaces van Nezam, naast de beheeromgeving van het team en het openbare inschrijfportaal.
Kunt u uw gegevens importeren zonder dubbele records?
Ja. De csv-imports van Nezam voorkomen dubbele records: voordat een leerling, groep of vak wordt aangemaakt, controleert het systeem of die al bestaat en hergebruikt het die dan. Uw bestaande gegevens worden dus overgenomen zonder dossiers te verdubbelen.