Guide
Choisir un logiciel de gestion scolaire
La réponse en bref
Un logiciel de gestion scolaire se juge sur trois points : le périmètre réellement couvert, ce qui est compris dans le prix, et la façon dont les modules communiquent. Un outil focalisé sur un métier vaut mieux qu'un outil général qu'il faut plier à ses usages.
Qui se sert de quoi, dans une structure
Trois rôles, trois usages : c'est la même donnée, vue depuis trois endroits.
| Rôle | Ce qu'il fait au quotidien |
|---|---|
| Animateur, enseignant | Fait l'appel en séance, saisit motifs et comportements, note par sous-compétence, dépose les devoirs. Sur téléphone, en quelques gestes. |
| Direction, secrétariat | Ouvre les inscriptions, encaisse, compose les groupes, planifie les séances, édite les bulletins, suit les appels non validés depuis le tableau de bord. |
| Famille, apprenant | Consulte présences, notes, bulletins et devoirs dans l'application bilingue, échange avec l'équipe, règle en ligne. |
Les fonctions communes à tous les modules
Sous les six modules, quatre fondations partagées : ce sont elles qui font tenir l'ensemble.
- Apprenants — fiche complète : état civil, documents, autorisations photo et sortie, parents liés, absences et retards. Import et export CSV avec contrôle anti-doublon.
- Fichiers — bibliothèque de documents organisée en dossiers, avec liens partageables, reliée aux documents des apprenants.
- Messages et annonces — modèles de message, annonces, commentaires de séance et notifications d'absence, de retard et de comportement : une communication enregistrée et consultable, plutôt que des échanges dispersés dans une messagerie personnelle.
- Conformité et autorisations — consentements RGPD, règlement intérieur, autorisations photo et sortie, documents obligatoires : la conformité est regroupée dans la fiche de l'apprenant, et non dans des classeurs papier.
Ce que l'outil garantit, quel que soit le module
Quatre propriétés valables partout, et qui ne se paramètrent pas.
- Conforme au RGPD — hébergement en France ou en Europe selon le pays de la structure, chiffrement, sauvegardes automatiques.
- Multi-structure — plusieurs établissements sous une même direction, chacun avec ses données isolées et une vue consolidée.
- Import CSV anti-doublon — reprendre un fichier existant sans créer de fiche en double.
- Temps réel — ce que l'équipe saisit, les familles le voient aussitôt dans leur application.
Spécialiste ou généraliste : ce qui change vraiment
Trois traits distinguent un outil conçu pour un métier d'un outil conçu pour tous.
- Spécialiste, pas généraliste — conçu pour les écoles associatives et les instituts de langue, et non comme un progiciel scolaire qu'il faudrait plier à ses usages.
- L'inscription qui se facture d'elle-même — une page d'inscription en ligne, reliée à la facturation : le tarif se calcule, l'acompte s'encaisse, le dossier se remplit.
- Les familles informées en temps réel — une véritable application mobile bilingue français / arabe : présences, notes, devoirs et messages.
Chaque type de structure, et ce que Nezam y change
Le socle est le même ; ce sont les réglages et le vocabulaire qui diffèrent.
| Structure | Le besoin | Ce que Nezam apporte |
|---|---|---|
| Écoles associatives | Adhésions et gestion de groupes | Remise adhérent, packs de matières, application des familles bilingue français / arabe |
| Instituts de langue | Niveaux, matières et progression | Inscriptions en ligne, suivi par compétence, bulletins PDF, paiements échelonnés |
| Écoles coraniques et madrassas | Mémorisation et suivi des familles | Planning des séances, appel et notification aux familles, notes par compétence |
Ce que Nezam couvre, et ce qu'il ne couvre pas
La frontière est volontaire : un logiciel qui reste dans son métier l'exécute pleinement.
| Domaine | Chez Nezam |
|---|---|
| Inscriptions et réinscriptions en ligne | Parcours public en quatre étapes, tarif automatique, liste d'attente |
| Suivi des présences et appel validé | Motifs, comportements, notifications aux familles |
| Notes par sous-compétence et bulletins PDF | Coefficients, appréciations, moyennes |
| Paiements et échéances | Espèces, chèque, virement, carte ; payé, partiel ou en attente |
| Application des familles bilingue | Présences, notes, devoirs, messagerie, plusieurs enfants |
| Devoirs en ligne et quiz | Dépôt, rendu en ligne, quiz et supports par groupe |
| Plusieurs établissements et fédérations | Données isolées par site, vue consolidée |
| Signature électronique des autorisations | Sorties, droit à l'image, contrats — signés et horodatés |
| Cantine et restauration | Hors périmètre |
| Paie et ressources humaines | Hors périmètre |
| Comptabilité générale | Hors périmètre — Nezam suit les dépenses, sans tenir la comptabilité |
| Transport scolaire | Hors périmètre |
Pour un besoin propre à votre établissement, Nezam s'adapte sur mesure : à partir de votre cahier des charges, ou par évolutions successives depuis la base existante.
Ce que le prix couvre, poste par poste
Un tarif Nezam comprend ce que beaucoup de logiciels facturent en options, en modules ou en frais de mise en service.
| Poste | Avec Nezam | Souvent facturé ailleurs |
|---|---|---|
| Formation de l’équipe | Incluse | Souvent en option |
| Installation et mise en route | Incluse | Frais de mise en service |
| Support et accompagnement | Inclus | Selon le plan |
| Maintenance et mises à jour | Incluses | Versions à racheter |
| Messages et notifications | Illimités | Facturés à l’usage |
| Cahier de correspondance papier | Remplacé | Module séparé |
| Engagement de durée | Facultatif — remise si vous vous engagez | Contrat annuel reconductible |
Comparaison de principe sur les postes de coût habituels d’un logiciel de gestion scolaire.
Ce qui est compris, sans surcoût
Le prix par apprenant et par an couvre tout ce dont une équipe a besoin pour démarrer et durer.
- Formation de votre équipe — animateurs et direction apprennent à utiliser l’outil (appel, notes, inscriptions, paiements) par des sessions en visioconférence, des vidéos et des visites guidées dans l’application. Aucun frais de formation.
- Support et accompagnement — une équipe joignable par courriel et WhatsApp, pendant la mise en route comme au quotidien.
- Installation et mise en route — mise en place de votre structure : niveaux, matières, groupes, salles, packs et remises. Vous démarrez prêt à inscrire.
- Maintenance et mises à jour — les améliorations et les correctifs arrivent automatiquement. Pas de version à racheter, pas de migration à payer.
- Messages et notifications illimités — aux familles, sans compteur ni surcoût à l’usage.
- Comptes animateurs et parents illimités — vous ne payez que les apprenants.
- Fonctionnalités sur mesure — des ajustements à votre fonctionnement (champs, modèles, règles) étudiés individuellement, sans facturation au module.
Comment se calcule votre tarif
Aucune grille à interpréter : le prix repose sur un seul critère, votre effectif d’apprenants.
- Comptez vos apprenants — le tarif est annuel et par apprenant, la seule variable de votre facture. Aucun abonnement par utilisateur.
- Choisissez votre rythme — en mensualités pour étaler la dépense sur l’année, ou à l’année pour économiser 25 %.
- Profitez des remises — offre de rentrée en Intégrale ; engagement de deux ou trois ans en Sur mesure. Jamais sous le prix plancher de 2 € par apprenant et par an.
- Tout est inclus — formation, support, installation, maintenance et messages illimités : aucun coût additionnel à prévoir.
Les deux formules comprennent toutes les fonctionnalités. Intégrale à partir de 2 € par apprenant et par an, Sur mesure à partir de 3 €, dès 300 apprenants — tarifs hors taxes, remises déduites.
Pourquoi un outil focalisé plutôt qu'un outil général
Un logiciel généraliste demande d'adapter son fonctionnement à l'outil.
- Le vrai vocabulaire métier — Apprenant, animateur, groupe, séance, responsable légal : Nezam emploie les termes des écoles associatives et des instituts, et non ceux d’un ERP scolaire générique.
- Chaque module bien exécuté — Plutôt que d’ajouter des modules de cantine, de paie ou de comptabilité générale, Nezam se concentre sur ce qui fait fonctionner une structure pédagogique — et le fait pleinement.
- Une seule source fiable — Équipe web, animateurs sur mobile et familles voient la même donnée en temps réel, sur trois interfaces synchronisées. Aucune ressaisie, aucun tableur séparé.
Ce que couvre chaque module
Le périmètre, sans option ni palier à débloquer.
| Module | Ce qu'il couvre |
|---|---|
| Groupes & séances | Groupes (mixte, filles, garçons, capacité max), vue calendrier glisser-déposer, congés et fériés, modification groupée. |
| Présences & appel | Appel par séance : présent / absent / retard, motif, comportement positif ou négatif, validation de l’appel. |
| Devoirs | Saisie des devoirs de la séance suivante directement depuis l’appel, transmis aux familles. |
| Notes & bulletins | Notes par sous-compétence, coefficients, échelles d’appréciation, moyennes et bulletins PDF. |
| Apprenants | Fiche complète : état civil, documents, autorisations photo / sortie, parents liés, import / export CSV anti-doublon. |
| Sessions d’inscription | Tarif automatique, packs de matières, remise adhérent, frais, TVA, échéances et liste d’attente. |
| Paiements | Espèces, chèque, virement, carte ; encaissement manuel ; statuts payé / partiel / en attente. |
| Fichiers | Bibliothèque de documents en dossiers, liens partageables, reliée aux documents apprenants. |
| Messages & annonces | Modèles de message, annonces, commentaires de séance, notifications push d’absence, de retard et de comportement aux familles. |
| Tableau de bord | Heures effectuées et planifiées, appels non validés, séances sans devoirs, suivi inscriptions et paiements. |
Comment les modules s'enchaînent
Une donnée saisie une fois circule d'un module à l'autre.
- L’inscription crée tout — Le parcours public crée l’apprenant, sa fiche et son responsable légal, calcule le tarif et vous permet de l’encaisser, puis place l’apprenant dans son groupe.
- Le groupe alimente les séances — Chaque groupe a ses créneaux horaires : les séances se génèrent au planning, avec congés et fériés pris en compte.
- La séance contient l’appel et les devoirs — L’animateur fait l’appel, attribue motifs et comportements, saisit les devoirs de la séance suivante, puis valide l’appel.
- Notes et bulletins se construisent — Les notes par sous-compétence se consolident en moyennes et appréciations, jusqu’aux bulletins PDF générés automatiquement.
- Tout parvient aux familles et au tableau de bord — Présences, notes, devoirs et paiements alimentent l’application parents et le tableau de bord en temps réel. Une seule donnée, partout.
Questions fréquentes
Choisir un logiciel de gestion scolaire
Répondez-vous aux conventions et aux appels d’offres ?
Oui. Nous fournissons la description fonctionnelle du service, le contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD, les mesures de sécurité, le lieu d'hébergement, les modalités de réversibilité et le détail du tarif. Écrivez-nous pour recevoir le dossier correspondant à votre procédure.
Y a-t-il une limite d’effectif ?
Non. Le simulateur en ligne calcule le tarif jusqu'à 2000 apprenants ; au-delà, nous établissons une proposition adaptée plutôt qu'un prix automatique. Le produit, lui, ne change pas : mêmes fonctionnalités, mêmes espaces, quel que soit l'effectif.
Pourquoi un périmètre focalisé plutôt qu’un ERP tout-en-un ?
Un logiciel focalisé exécute mieux chaque fonction utile à une structure d’enseignement : appel structuré, notes par sous-compétence, inscription qui se facture automatiquement, application parents. Les ERP scolaires généralistes répartissent leurs efforts sur des modules dont les écoles associatives et instituts n’ont pas besoin.
Les modules fonctionnent-ils ensemble ?
Oui. Tous les modules partagent la même base de données : l’inscription crée l’apprenant et le place dans un groupe, le groupe alimente les séances, la séance porte l’appel et les devoirs, l’appel et les notes apparaissent dans l’application parents et le tableau de bord. Une seule donnée, partout, en temps réel.
Le tarif est-il vraiment tout compris ?
Oui. Le prix par apprenant et par an couvre la formation de votre équipe, le support et l'accompagnement, l'installation et la mise en route, la maintenance et les mises à jour, ainsi que les messages et notifications illimités. Il n'y a ni frais de mise en service caché, ni facturation par module.
Quelle différence entre le paiement annuel et les mensualités ?
Le paiement à l'année réduit le tarif de 25 % par rapport aux mensualités. Les mensualités étalent la dépense sur l'année, sans changer ce qui est compris dans la formule.
Y a-t-il un engagement de durée ?
L'engagement ne concerne que la formule Sur mesure : -10 % sur deux ans, -20 % sur trois ans, et il est requis si cette formule est payée en mensualités. La formule Intégrale n'impose aucun engagement.
Pourquoi un périmètre focalisé plutôt qu’un ERP tout-en-un ?
Un logiciel focalisé exécute mieux chaque fonction utile à une structure d’enseignement : appel structuré, notes par sous-compétence, inscription qui se facture automatiquement, application parents. Les ERP scolaires généralistes répartissent leurs efforts sur des modules dont les écoles associatives et instituts n’ont pas besoin.
Y a-t-il une application mobile pour les parents ?
Oui. Les parents et les élèves disposent d’une application mobile bilingue français / arabe pour consulter en temps réel les présences, les notes, les bulletins et les devoirs, et échanger avec l’équipe par messagerie. C’est l’une des trois interfaces de Nezam, avec l’espace web de l’équipe et le parcours public d’inscription.
Peut-on importer ses données sans créer de doublons ?
Oui. Les imports CSV de Nezam suivent une logique anti-doublon : avant de créer un apprenant, un groupe ou une matière, le système vérifie s’il existe déjà et le réutilise. La reprise de vos données existantes se fait donc sans dupliquer les fiches.