Ratgeber
Eine Schulverwaltungssoftware auswählen
Die Antwort in Kürze
Eine Schulverwaltungssoftware beurteilt man an drei Punkten: dem tatsächlich abgedeckten Umfang, dem, was im Preis enthalten ist, und der Art, wie die Module zusammenspielen. Ein auf eine Aufgabe spezialisiertes Werkzeug ist besser als ein allgemeines, an das man die eigene Arbeitsweise anpassen muss.
Wer in einer Einrichtung was nutzt
Drei Rollen, drei Nutzungen: dieselben Daten, von drei Stellen aus gesehen.
| Rolle | Was sie im Alltag tut |
|---|---|
| Kursleitung, Lehrkraft | Erfasst die Anwesenheit im Unterricht, trägt Gründe und Verhalten ein, bewertet nach Teilkompetenzen, stellt Hausaufgaben ein. Auf dem Smartphone, mit wenigen Handgriffen. |
| Schulleitung, Sekretariat | Öffnet die Anmeldung, nimmt Zahlungen entgegen, stellt Gruppen zusammen, plant Unterrichtseinheiten, erstellt Zeugnisse und behält unbestätigte Anwesenheitskontrollen im Dashboard im Blick. |
| Familie, Schüler | Sieht Anwesenheit, Noten, Zeugnisse und Hausaufgaben in der zweisprachigen App ein, tauscht sich mit dem Team aus, zahlt online. |
Die gemeinsamen Funktionen aller Module
Unter den sechs Modulen liegen vier gemeinsame Grundlagen: Sie halten das Ganze zusammen.
- Schüler – vollständige Akte: Personalien, Dokumente, Foto- und Ausflugsgenehmigungen, verknüpfte Eltern, Abwesenheiten und Verspätungen. CSV-Import und -Export mit Dublettenprüfung.
- Dateien – in Ordnern organisierte Dokumentenbibliothek mit teilbaren Links, verknüpft mit den Dokumenten der Schüler.
- Nachrichten und Mitteilungen – Nachrichtenvorlagen, Mitteilungen, Kommentare zur Unterrichtseinheit sowie Benachrichtigungen zu Abwesenheit, Verspätung und Verhalten: eine gespeicherte und nachvollziehbare Kommunikation statt verstreuter Nachrichten in privaten Messengern.
- Datenschutz und Genehmigungen – Einwilligungen nach der DSGVO, Hausordnung, Foto- und Ausflugsgenehmigungen, Pflichtdokumente: Alles ist in der Schülerakte gebündelt, nicht in Papierordnern.
Was das Werkzeug garantiert, in jedem Modul
Vier Eigenschaften, die überall gelten und nicht eingestellt werden müssen.
- DSGVO-konform – in Frankreich gehostet, in der EU, mit Verschlüsselung und automatischen Sicherungen.
- Mehrere Einrichtungen – mehrere Standorte unter einer gemeinsamen Leitung, jeder mit getrennten Daten, dazu eine Gesamtansicht.
- CSV-Import mit Dublettenprüfung – eine bestehende Datei übernehmen, ohne doppelte Akten anzulegen.
- Echtzeit – was das Team erfasst, sehen die Familien sofort in ihrer App.
Spezialist oder Generalist: was wirklich den Unterschied macht
Drei Merkmale unterscheiden ein Werkzeug für eine bestimmte Aufgabe von einem Werkzeug für alle.
- Spezialist, kein Generalist – entwickelt für Vereinsschulen und Sprachinstitute, nicht als Schulsoftware von der Stange, an die man die eigene Arbeitsweise anpassen müsste.
- Die Anmeldung, die sich selbst abrechnet – ein Online-Anmeldeformular, verbunden mit der Abrechnung: Der Preis wird berechnet, die Anzahlung eingezogen, die Akte gefüllt.
- Familien in Echtzeit informiert – eine echte zweisprachige mobile App (Französisch/Arabisch): Anwesenheit, Noten, Hausaufgaben und Nachrichten.
Jede Art von Einrichtung – und was Nezam dort verändert
Die Grundlage ist dieselbe; Einstellungen und Begriffe unterscheiden sich.
| Einrichtung | Der Bedarf | Was Nezam bietet |
|---|---|---|
| Vereinsschulen | Mitgliedsbeiträge und Gruppenverwaltung | Mitgliederrabatt, Fächerpakete, zweisprachige Eltern-App (Französisch/Arabisch) |
| Sprachinstitute | Niveaus, Fächer und Lernfortschritt | Online-Anmeldung, kompetenzorientierte Bewertung, PDF-Zeugnisse, Ratenzahlung |
| Koranschulen und Madrasas | Auswendiglernen und Information der Familien | Planung der Unterrichtseinheiten, Anwesenheitskontrolle mit Benachrichtigung der Familien, Noten nach Kompetenzen |
Was Nezam abdeckt – und was nicht
Die Grenze ist gewollt: Eine Software, die bei ihrer Aufgabe bleibt, erfüllt sie vollständig.
| Bereich | Bei Nezam |
|---|---|
| Online-Anmeldung und Wiederanmeldung | Öffentliches Anmeldeformular in vier Schritten, automatischer Preis, Warteliste |
| Anwesenheitserfassung und bestätigte Anwesenheitskontrolle | Gründe, Verhalten, Benachrichtigungen an die Familien |
| Noten nach Teilkompetenzen und PDF-Zeugnisse | Gewichtungen, Beurteilungen, Durchschnitte |
| Zahlungen und Raten | Bargeld, Scheck, Überweisung, Karte; bezahlt, teilweise bezahlt oder ausstehend |
| Zweisprachige Eltern-App | Anwesenheit, Noten, Hausaufgaben, Nachrichten, mehrere Kinder |
| Online-Hausaufgaben und Quiz | Einstellen, Online-Abgabe, Quiz und Materialien pro Gruppe |
| Mehrere Einrichtungen und Dachverbände | Getrennte Daten je Standort, Gesamtansicht |
| Elektronische Signatur von Genehmigungen | Ausflüge, Recht am eigenen Bild, Verträge – unterschrieben und mit Zeitstempel |
| Kantine und Verpflegung | Nicht im Umfang |
| Lohnabrechnung und Personalwesen | Nicht im Umfang |
| Finanzbuchhaltung | Nicht im Umfang – Nezam erfasst Ausgaben, führt aber keine Buchhaltung |
| Schülerbeförderung | Nicht im Umfang |
Für einen Bedarf, der Ihrer Einrichtung eigen ist, passt sich Nezam maßgeschneidert an: auf Grundlage Ihres Lastenhefts oder durch schrittweise Weiterentwicklung der bestehenden Basis.
Was der Preis abdeckt, Posten für Posten
Ein Nezam-Tarif umfasst, was viele Softwarelösungen als Optionen, Module oder Einrichtungsgebühren berechnen.
| Posten | Mit Nezam | Anderswo oft kostenpflichtig |
|---|---|---|
| Schulung des Teams | Inklusive | Oft als Option |
| Einrichtung und Inbetriebnahme | Inklusive | Einrichtungsgebühren |
| Support und Begleitung | Inklusive | Je nach Paket |
| Wartung und Updates | Inklusive | Neue Versionen kostenpflichtig |
| Nachrichten und Benachrichtigungen | Unbegrenzt | Nach Verbrauch berechnet |
| Mitteilungsheft auf Papier | Ersetzt | Separates Modul |
| Vertragslaufzeit | Optional – Rabatt bei längerer Bindung | Sich automatisch verlängernder Jahresvertrag |
Grundsätzlicher Vergleich anhand der üblichen Kostenposten einer Schulverwaltungssoftware.
Was ohne Aufpreis enthalten ist
Der Preis pro Schüler und Jahr deckt alles ab, was ein Team für einen guten Start und auf Dauer braucht.
- Schulung Ihres Teams – Kursleitung und Schulleitung lernen den Umgang mit dem Werkzeug (Anwesenheit, Noten, Anmeldungen, Zahlungen) in Videokonferenzen, mit Videos und geführten Touren in der Anwendung. Keine Schulungsgebühren.
- Support und Begleitung – ein Team, erreichbar per E-Mail und WhatsApp, beim Start wie im Alltag.
- Einrichtung und Inbetriebnahme – Aufbau Ihrer Einrichtung: Niveaus, Fächer, Gruppen, Räume, Pakete und Rabatte. Sie starten bereit für die ersten Anmeldungen.
- Wartung und Updates – Verbesserungen und Korrekturen kommen automatisch. Keine Version, die neu gekauft, keine Migration, die bezahlt werden muss.
- Unbegrenzte Nachrichten und Benachrichtigungen – an die Familien, ohne Zähler und ohne verbrauchsabhängige Kosten.
- Unbegrenzte Konten für Kursleitung und Eltern – Sie zahlen nur für die Schüler.
- Maßgeschneiderte Funktionen – Anpassungen an Ihre Arbeitsweise (Felder, Vorlagen, Regeln), individuell geprüft und ohne Abrechnung pro Modul.
Wie sich Ihr Preis berechnet
Keine Preisliste zum Entschlüsseln: Der Preis beruht auf einem einzigen Kriterium, Ihrer Schülerzahl.
- Zählen Sie Ihre Schüler – Der Preis gilt pro Jahr und pro Schüler und ist die einzige Variable Ihrer Rechnung. Kein Abonnement pro Nutzer.
- Wählen Sie Ihren Zahlungsrhythmus – in Monatsraten, um die Ausgabe über das Jahr zu verteilen, oder jährlich, um 25 % zu sparen.
- Nutzen Sie die Rabatte – Angebot zum Schuljahresbeginn im Tarif „Komplett“; Bindung über zwei oder drei Jahre im Tarif „Maßgeschneidert“. Nie unter dem Mindestpreis von 2,40 € pro Schüler und Jahr.
- Alles inklusive – Schulung, Support, Einrichtung, Wartung und unbegrenzte Nachrichten: keine zusätzlichen Kosten einzuplanen.
Beide Tarife umfassen alle Funktionen. „Komplett“ ab 2,40 € pro Schüler und Jahr, „Maßgeschneidert“ ab 4,05 €, ab 300 Schülern – Preise netto (zzgl. USt.), Rabatte bereits abgezogen.
Warum ein spezialisiertes statt eines allgemeinen Werkzeugs
Bei einer Allzwecksoftware muss man die eigene Arbeitsweise dem Werkzeug anpassen.
- Die Begriffe aus der Praxis – Schüler, Kursleitung, Gruppe, Unterrichtseinheit, Erziehungsberechtigte: Nezam verwendet die Begriffe von Vereinsschulen und Instituten, nicht die eines allgemeinen Schul-ERP.
- Jedes Modul gut umgesetzt – Statt Module für Kantine, Lohnabrechnung oder Finanzbuchhaltung hinzuzufügen, konzentriert sich Nezam auf das, was eine pädagogische Einrichtung am Laufen hält – und setzt es vollständig um.
- Eine einzige verlässliche Quelle – Team im Web, Kursleitung auf dem Smartphone und Familien sehen dieselben Daten in Echtzeit, über drei synchronisierte Oberflächen. Keine erneute Eingabe, keine separate Tabelle.
Was jedes Modul abdeckt
Der Umfang, ohne Optionen und ohne freizuschaltende Stufen.
| Modul | Umfang |
|---|---|
| Gruppen & Unterrichtseinheiten | Gruppen (gemischt, Mädchen, Jungen, maximale Kapazität), Kalenderansicht mit Drag-and-drop, Ferien und Feiertage, Massenbearbeitung. |
| Anwesenheit & Anwesenheitskontrolle | Anwesenheitskontrolle pro Unterrichtseinheit: anwesend / abwesend / verspätet, Grund, positives oder negatives Verhalten, Bestätigung der Anwesenheitskontrolle. |
| Hausaufgaben | Erfassung der Hausaufgaben für die nächste Unterrichtseinheit direkt bei der Anwesenheitskontrolle, an die Familien übermittelt. |
| Noten & Zeugnisse | Noten nach Teilkompetenzen, Gewichtungen, Beurteilungsskalen, Durchschnitte und PDF-Zeugnisse. |
| Schüler | Vollständige Akte: Personalien, Dokumente, Foto- / Ausflugsgenehmigungen, verknüpfte Eltern, CSV-Import / -Export mit Dublettenprüfung. |
| Anmeldeprozess | Automatischer Preis, Fächerpakete, Mitgliederrabatt, Gebühren, USt., Raten und Warteliste. |
| Zahlungen | Bargeld, Scheck, Überweisung, Karte; manuelle Erfassung; Status bezahlt / teilweise bezahlt / ausstehend. |
| Dateien | Dokumentenbibliothek in Ordnern, teilbare Links, verknüpft mit den Dokumenten der Schüler. |
| Nachrichten & Mitteilungen | Nachrichtenvorlagen, Mitteilungen, Kommentare zur Unterrichtseinheit, Push-Benachrichtigungen zu Abwesenheit, Verspätung und Verhalten an die Familien. |
| Dashboard | Gehaltene und geplante Stunden, unbestätigte Anwesenheitskontrollen, Unterrichtseinheiten ohne Hausaufgaben, Überblick über Anmeldungen und Zahlungen. |
Wie die Module ineinandergreifen
Einmal erfasste Daten wandern von Modul zu Modul.
- Die Anmeldung legt alles an – Das öffentliche Anmeldeformular legt den Schüler, seine Akte und die Erziehungsberechtigten an, berechnet den Preis und ermöglicht Ihnen, die Zahlung entgegenzunehmen; dann wird der Schüler seiner Gruppe zugeordnet.
- Die Gruppe speist die Unterrichtseinheiten – Jede Gruppe hat ihre Termine: Die Unterrichtseinheiten entstehen im Stundenplan, Ferien und Feiertage werden berücksichtigt.
- Die Unterrichtseinheit enthält Anwesenheitskontrolle und Hausaufgaben – Die Kursleitung erfasst die Anwesenheit, vergibt Gründe und Verhalten, trägt die Hausaufgaben für die nächste Einheit ein und bestätigt dann die Anwesenheitskontrolle.
- Noten und Zeugnisse entstehen – Die Noten nach Teilkompetenzen fließen in Durchschnitte und Beurteilungen ein, bis hin zu automatisch erstellten PDF-Zeugnissen.
- Alles erreicht die Familien und das Dashboard – Anwesenheit, Noten, Hausaufgaben und Zahlungen fließen in Echtzeit in die Eltern-App und das Dashboard. Dieselben Daten, überall.
Häufige Fragen
Eine Schulverwaltungssoftware auswählen
Liefern Sie Unterlagen für Ausschreibungen und Kooperationsvereinbarungen?
Ja. Wir stellen die Funktionsbeschreibung des Dienstes bereit, den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der DSGVO, die Sicherheitsmaßnahmen, den Hosting-Standort, die Regelungen zur Datenrückgabe und die Preisaufstellung. Schreiben Sie uns, um die Unterlagen für Ihr Verfahren zu erhalten.
Gibt es eine Obergrenze bei der Schülerzahl?
Nein. Der Online-Rechner ermittelt den Preis für bis zu 2.000 Schüler; darüber hinaus erstellen wir ein individuelles Angebot statt eines automatischen Preises. Das Produkt selbst bleibt gleich: dieselben Funktionen, dieselben Bereiche, unabhängig von der Schülerzahl.
Warum ein spezialisierter Umfang statt eines All-in-one-ERP?
Eine spezialisierte Software setzt jede Funktion, die eine Bildungseinrichtung braucht, besser um: strukturierte Anwesenheitskontrolle, Noten nach Teilkompetenzen, eine Anmeldung, die sich automatisch abrechnet, eine Eltern-App. Allgemeine Schul-ERP verteilen ihren Aufwand auf Module, die Vereinsschulen und Institute nicht brauchen.
Arbeiten die Module zusammen?
Ja. Alle Module teilen sich dieselbe Datenbank: Die Anmeldung legt den Schüler an und ordnet ihn einer Gruppe zu, die Gruppe speist die Unterrichtseinheiten, die Unterrichtseinheit trägt Anwesenheitskontrolle und Hausaufgaben, Anwesenheit und Noten erscheinen in der Eltern-App und im Dashboard. Dieselben Daten, überall, in Echtzeit.
Ist der Preis wirklich ein Komplettpreis?
Ja. Der Preis pro Schüler und Jahr umfasst die Schulung Ihres Teams, Support und Begleitung, Einrichtung und Inbetriebnahme, Wartung und Updates sowie unbegrenzte Nachrichten und Benachrichtigungen. Es gibt weder versteckte Einrichtungsgebühren noch eine Abrechnung pro Modul.
Was ist der Unterschied zwischen jährlicher Zahlung und Monatsraten?
Bei jährlicher Zahlung sinkt der Preis um 25 % gegenüber den Monatsraten. Monatsraten verteilen die Ausgabe über das Jahr, ohne am Leistungsumfang des Tarifs etwas zu ändern.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Eine Bindung betrifft nur den Tarif „Maßgeschneidert“: −10 % bei zwei Jahren, −20 % bei drei Jahren; sie ist erforderlich, wenn dieser Tarif in Monatsraten bezahlt wird. Der Tarif „Komplett“ ist ohne Vertragsbindung.
Gibt es eine mobile App für die Eltern?
Ja. Eltern und Schüler nutzen eine zweisprachige mobile App (Französisch/Arabisch), um Anwesenheit, Noten, Zeugnisse und Hausaufgaben in Echtzeit einzusehen und sich per Nachricht mit dem Team auszutauschen. Sie ist eine der drei Oberflächen von Nezam, neben dem Verwaltungsbereich des Teams und dem öffentlichen Anmeldeformular.
Lassen sich Daten ohne Dubletten importieren?
Ja. Die CSV-Importe von Nezam arbeiten mit Dublettenprüfung: Bevor ein Schüler, eine Gruppe oder ein Fach angelegt wird, prüft das System, ob es bereits existiert, und verwendet den vorhandenen Eintrag. Die Übernahme Ihrer bestehenden Daten erfolgt also ohne doppelte Akten.