Deze woordenlijst verklaart de vaktermen die in Nezam worden gebruikt, de software voor onderwijsadministratie van scholen zonder winstoogmerk en taleninstituten. Elke definitie is kort, feitelijk en volledig: leerling, docent, groep, les, wachtlijst, vakkenpakket, rapport en het afronden van de presentielijst.
De leerling is de persoon die in een onderwijsorganisatie is ingeschreven en wordt gevolgd. In Nezam heeft elke leerling een volledige leerlingkaart met persoonsgegevens, geslacht, documenten, gekoppelde ouders, toestemmingen en de geschiedenis van zijn of haar aanwezigheid.
De docent verzorgt de lessen. Hij of zij neemt de presentie op, voert cijfers per competentie en huiswerk in, en houdt het dagelijkse onderwijs bij vanuit de web- of mobiele omgeving van het team.
De ouder/verzorger (wettelijk vertegenwoordiger) is de ouder of voogd die aan een of meer leerlingen is gekoppeld. Hij of zij schrijft in, betaalt, geeft de toestemmingen die de AVG vereist en ontvangt de meldingen via de mobiele app.
De directie is de rol die de hele organisatie beheert: inschrijvingen, betalingen, instelling van niveaus, vakken, pakketten en kortingen. Zij heeft volledige beheerrechten in de webomgeving van het team.
De beheerder heeft de ruimste beheerrechten op het platform. Samen met de directie hoort hij of zij bij de “admin”-rollen die de organisatie kunnen instellen en de gebruikersaccounts kunnen beheren.
Met meerdere kinderen wordt bedoeld dat een ouder/verzorger verschillende leerlingen kan volgen vanuit één account in de mobiele app. De ouder schakelt van het ene kind naar het andere zonder opnieuw in te loggen.
Een groep brengt leerlingen samen die dezelfde lessen volgen (gemengd, meisjes of jongens, met een maximale capaciteit). In Nezam spreken we van een groep in plaats van een klas. U kunt in één keer een actie op een hele groep uitvoeren: een bericht sturen, de groep leegmaken of verwijderen.
Een les is een geplande onderwijsbijeenkomst van een groep op een bepaald lesmoment. Het is de eenheid waarvoor de presentie wordt opgenomen en het huiswerk wordt ingevoerd.
Het lesmoment is het terugkerende tijdstip (dag en uur) waarop een groep les heeft. Bij de inschrijving reserveren de ouders lesmomenten; is een groep vol, dan komt de leerling op de wachtlijst.
Het niveau is de onderwijstrap van een leerling (bijvoorbeeld een taalniveau of een leerjaar). Het dient om het aanbod te ordenen: een vak wordt per niveau aangeboden, en het tarief kan ervan afhangen.
Het vak is de discipline die wordt onderwezen (bijvoorbeeld Arabisch, islamitische vakken of wiskunde). Samen met een niveau vormt het het aanbod van het schooljaar, en het kan worden opgenomen in een vakkenpakket met een totaaltarief.
Het lokaal is de fysieke ruimte waar een les plaatsvindt. Het maakt deel uit van de instellingen van de organisatie, naast de niveaus, vakken en lesmomenten.
Een competentie is een vaardigheidsdomein dat wordt beoordeeld. Ze bestaat uit deelcompetenties die elk een cijfer en een weging krijgen, zodat u de voortgang nauwkeuriger volgt dan met één totaalcijfer.
De deelcompetentie is het meest gedetailleerde niveau van de beoordeling: een competentie valt uiteen in deelcompetenties, die elk worden beoordeeld (op 10, op 20, met een letterschaal of met een beoordeling in woorden) met een weging.
De weging (of coëfficiënt) is het gewicht dat een cijfer of een deelcompetentie krijgt bij de berekening van het gemiddelde. Zo telt elke beoordeling mee naar haar belang.
Het gemiddelde is het samengevoegde resultaat van de cijfers van een leerling, berekend met inachtneming van de wegingen. Het vormt de basis van het rapport en ouders kunnen het inzien in de mobiele app.
De beoordeling is een opmerking in woorden bij een toets of een rapport. Ze vult het cijfer aan met een geschreven terugkoppeling over het werk van de leerling.
De periode is het tijdvak waarover de gemiddelden worden berekend en de rapporten worden opgemaakt. Ze geeft structuur aan het volgen van de leerlingen door het schooljaar heen.
Het rapport is het overzichtsdocument van de resultaten van een leerling, aangemaakt als pdf. Het bundelt de cijfers per competentie, de gemiddelden en de beoordelingen, en ouders kunnen het inzien in de mobiele app.
Huiswerk is het werk dat voor de volgende les moet worden gemaakt. De docent voert het rechtstreeks in bij het opnemen van de presentie, waarna het automatisch via de mobiele app naar de ouders gaat.
Resultaatschalen zijn de vermeldingen waarmee een beheersingsniveau wordt omschreven: Uitstekend, Zeer goed, Goed, Ruim voldoende, Voldoende, Matig, Zwak, Zeer zwak. Ze vullen de beoordeling met cijfers aan.
Presentie opnemen is voor elke leerling van een les de status Aanwezig, Afwezig of Te laat aanduiden, eventueel met een reden en een opmerking over het gedrag. Het gebeurt in enkele tikken op de mobiele telefoon.
De presentielijst afronden betekent de aanwezigheid van een les definitief bevestigen. Zolang dat niet is gebeurd, staat de lijst op het dashboard bij de “niet-afgeronde presentielijsten”, zodat niets wordt vergeten.
Dit zijn de drie mogelijke aanwezigheidsstatussen van een leerling in een les. Een status Afwezig of Te laat kan, afhankelijk van de instellingen, een pushmelding naar de ouder/verzorger sturen.
Gedrag is een positieve of negatieve opmerking over een leerling tijdens een les. Afhankelijk van de instellingen kan het leiden tot een melding aan de ouders.
De reden is de oorzaak van een afwezigheid of van te laat komen (bijvoorbeeld ziekte of een afspraak). Ze verduidelijkt de aanwezigheidsstatus en helpt de ouders de situatie te volgen.
Een toets is een les van het type toets, in tegenstelling tot een gewone les. Dit onderscheid maakt het mogelijk cijfers aan de juiste lessen te koppelen en de resultaten overzichtelijk te volgen.
De inschrijving is de handeling waarmee een ouder/verzorger een leerling voor een schooljaar koppelt aan vakken en lesmomenten. Het openbare inschrijftraject in 4 stappen berekent het tarief en stelt u in staat de aanbetaling online te innen.
De herinschrijving is de inschrijving voor een nieuw schooljaar van een leerling die de organisatie al kent. Het openbare traject neemt zijn of haar gegevens over, zodat niets opnieuw hoeft te worden ingevuld.
Een inschrijfsessie bundelt, voor één ouder/verzorger, de leerlingen, vakken en lesmomenten die voor een schooljaar zijn gekozen. Nezam berekent het tarief automatisch (pakketten, kortingen, kosten, btw, termijnen) en past de regel van de wachtlijst toe.
Het dossier geeft de administratieve voortgang van een inschrijving weer: geopend, gevalideerd, in behandeling of in afwachting. Zo weet de directie precies hoe ver elk gezin is.
Op de wachtlijst komt een leerling wanneer een groep vol is, of wanneer een niveautest of een kennismakingsgesprek nodig is. De leerling staat er met een bedrag van € 0 en wordt niet gefactureerd zolang er geen plaats vrijkomt; daarna wordt hij of zij tegen het werkelijke tarief opnieuw opgenomen.
Een vakkenpakket bundelt meerdere vakken tegen een totaaltarief, vaak voordeliger. De ouders kiezen het pakket bij de inschrijving, en het tarief wordt automatisch toegepast.
De ledenkorting is een korting op het inschrijvingstarief voor de leden van de organisatie. Ze wordt automatisch verwerkt in de berekening van de inschrijfsessie.
Het inschrijfgeld is een vast bedrag dat bij de inschrijving bovenop het tarief van de vakken komt. Het wordt automatisch opgeteld bij het totaal dat de ouders verschuldigd zijn.
De btw (belasting over de toegevoegde waarde) is de belasting die eventueel op het inschrijvingstarief wordt geheven. Nezam neemt ze op in de automatische berekening van de inschrijfsessie wanneer uw organisatie btw-plichtig is.
Termijnen zijn de gespreide deelbetalingen van een bedrag in de tijd. Nezam houdt per termijn het verschuldigde en het ontvangen bedrag bij en toont de betaalstatus.
De betaalmethode is de manier waarop een transactie wordt voldaan: contant, overschrijving of kaart. Een betaling kan handmatig door het team worden ingevoerd of online door de ouders worden betaald.
De betaalstatus geeft aan hoe het met de betaling van een inschrijfsessie staat: Betaald, Gedeeltelijk of In afwachting (en in voorkomend geval Geannuleerd of Mislukt). Ze wordt bij elke ontvangen transactie opnieuw berekend, of die nu online is betaald of handmatig is ingevoerd.
Een bericht is een schriftelijke uitwisseling tussen het team en een gezin via de ingebouwde berichtenmodule. Alle uitwisselingen worden in het platform bewaard, zonder afhankelijk te zijn van een extern kanaal waar niets wordt vastgelegd.
Een mededeling is een bericht dat vanuit de teamomgeving naar de ouders wordt verstuurd. Ze wordt bewaard en is terug te lezen in de berichten van de mobiele app.
Een berichtsjabloon is een vooraf geschreven, herbruikbare tekst (bijvoorbeeld een standaard-e-mail). Het bespaart tijd bij terugkerende communicatie met de ouders.
Een lesopmerking is een notitie bij een bepaalde les, uitgewisseld tussen het team en de ouders. Zo kunt u toelichten hoe de les is verlopen zonder een extern kanaal te gebruiken.
De pushmelding is een waarschuwing die op de telefoon van de ouder/verzorger verschijnt (afwezigheid, te laat komen, gedrag). Afhankelijk van de instellingen kan ze al vanaf de eerste minuut van een afwezigheid worden verstuurd.
Het heen-en-weerschrift is het schriftelijke communicatiekanaal tussen de organisatie en de ouders. Nezam vervangt het papieren heen-en-weerschrift: alle schriftelijke communicatie met de ouders verloopt via de app.
Het dashboard is het overzicht waarmee u de activiteit van de organisatie volgt: lessen van vandaag, niet-afgeronde presentielijsten, lessen zonder huiswerk, gegeven en geplande uren, stand van de inschrijvingen en betalingen.
Een niet-afgeronde presentielijst is een presentieregistratie die nog niet is bevestigd. Het dashboard toont ze, zodat het team ze kan afronden en het overzicht betrouwbaar blijft.
Een les zonder huiswerk is een les waarvoor geen huiswerk is ingevoerd. Het dashboard signaleert ze, zodat de ouders de informatie zeker ontvangen.
De gegeven uren zijn het totaal van de lesuren die al hebben plaatsgevonden, in tegenstelling tot de geplande uren. Ze staan op het dashboard, zodat u de activiteit kunt volgen.
De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) is het Europese kader voor de bescherming van persoonsgegevens; in België ziet de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) toe op de naleving ervan. Nezam beheert de toestemmingen, de toestemmingsverklaringen en de verplichte documenten, en host de gegevens in overeenstemming met deze verordening.
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) is de instantie die in België toeziet op de toepassing van de AVG. Ouders kunnen bij deze toezichthouder een klacht indienen over de verwerking van hun gegevens.
De toestemming is het akkoord dat de ouder/verzorger geeft voor de verwerking van gegevens of voor bepaalde handelingen (bijvoorbeeld het maken van foto’s). Ze wordt in het platform vastgelegd en bewaard.
Een toestemmingsverklaring is een specifiek akkoord van de ouders, bijvoorbeeld voor foto’s of een uitstapje. Ze staat op de leerlingkaart en bepaalt of bepaalde handelingen zijn toegestaan.
Het huishoudelijk reglement is het geheel van regels van de organisatie, dat bij de inschrijving wordt aanvaard. Die aanvaarding hoort bij de nalevingselementen die Nezam beheert.
Verplichte documenten zijn de stukken die in het dossier van een leerling moeten zitten (bijvoorbeeld een identiteitsbewijs, een vaccinatiebewijs of een verzekeringsbewijs). Ze worden gekoppeld aan de leerlingkaart en aan de bestandsbibliotheek.
Elke term in deze woordenlijst hoort bij een echte functie van Nezam. Volg de links om te zien hoe die werkt, met schermafbeeldingen en veelgestelde vragen.
Plan een demo van 30 minuten en stel al uw vragen. Zonder creditcard, zonder verplichtingen.